De opkomst van de virtual assistant.

De VA vervult vanaf een eigen locatie allerlei opdrachten voor mkb-bedrijven of (zelfstandige) ondernemers. Bijvoorbeeld traditionele taken ter ondersteuning van het management, zoals administratie en agenda- en emailbeheer. Maar ook het bouwen van websites, socialmediabeheer en e-mailmarketing. En daar komen steeds meer werkzaamheden bij; alles wat je met online tools en in de cloud kan doen, is geschikt voor een virtual assistant. Flexibiliteit is dan ook het toverwoord voor deze rol.

Apps voor Ondernemers.

Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken. Lees snel het gratis e-book.

Lees direct

Breed inzetbaar.

Dat ziet virtual assistant Judith Kouwenhoven ook: ‘Het vakgebied van een virtual assistant is mega breed. De 1 richt zich op secretariële zaken, zoals agendabeheer. De ander op technische werkzaamheden, zoals website onderhoud. Ook zijn er veel VA’s die zich op social media richten. Je ziet dat het steeds belangrijker is om zichtbaar te zijn op social media, maar dat er bij veel ondernemers een gebrek aan kennis en tijd is. Sommige virtual assistants zijn misschien nog breder inzetbaar en profileren zich als online business managers (OBM’s). Zij nemen meer de rol van sparringpartner aan. Ze doen geen uitvoerend werk, maar zorgen ervoor dat dit op de juiste manier wordt uitbesteed.’

Op afstand en on demand.

Bedrijven en zelfstandig ondernemers hebben wel interesse naar die flexibele vorm van ondersteuning. Corona heeft de wereld supersnel veranderd: werken op afstand is de norm. En als er onzekerheid is, dan is flexibiliteit heel belangrijk voor een werkgever. Zij huren liever multi-inzetbare krachten in wanneer dit nodig is voor een bepaald aantal uren per week of maand in plaats van dat ze iemand voltijd in dienst nemen. Deze nieuwe manier van werken helpt bij de opkomst van de online assistent, die remote en on demand voor je klaar staat. Maar ook voor mensen die graag thuiswerken, is het VA-bestaan een aantrekkelijke manier om een bedrijf op te bouwen. Digitalisering en alle nieuwe tools die er de afgelopen jaren bij zijn gekomen maken het makkelijker. Judith: ‘Om in contact te blijven met de klant en het werk goed te organiseren is het heel fijn om met planningstools te werken, zoals Trello of Notion. Er zijn VA’s die op locatie werken, maar de meesten werken vanuit huis. Ze willen de vrijheid om hun werk zelf in te delen. Daarom zijn planningtools zo fijn. De opdrachtgever laat daar de opdrachten achter en kan zelf zien hoe het ervoor staat. De VA kan dan zelf bepalen wanneer de taken opgepakt worden. Wel volgens de afspraak met de opdrachtgever natuurlijk. Omdat een VA vaak voor meerdere opdrachtgevers werkt, en op basis van uren factureert, zijn trackingssystemen als Toggl ook onmisbaar.’

De succesfactoren voor een virtual assistant.

Virtual assistant is een relatief nieuw beroep dat zich snel ontwikkelt. De VA staat altijd aan, houdt overzicht, communiceert duidelijk en werkt doelgericht aan een opdracht. Waar anderen moeten wennen aan steeds nieuwe online tools, vinden VA’s dit vooral een leuke uitdaging. Zij weten alles over apps voor ondernemers: van Trello, Dropbox, Google Drive, Teams, Office 365, OneDrive tot aan ontwerpprogramma Canva. Deze voorlopersrol is wat hen onderscheidt, net als persoonlijke specialiteiten. De ene VA is een betere projectmanager dan een content creator, en weer iemand anders is CRO-specialist. Samenwerken is dus belangrijk om bedrijven snel het beste resultaat te kunnen bieden.

Vrijheid, blijheid?

Om jezelf virtual assistent te noemen, hoef je geen opleiding of speciaal certificaat te hebben. Wel is er een VA school, opgericht door Hanneke Wessel. Over het vak zegt zij: ‘Als virtual assistent kan je werken waar, wanneer en met wie je wil. Je hebt de regie over je eigen leven en de vrijheid om zelf keuzes te maken. Tel daar de voordelen voor bedrijven bij op. En het feit dat je taken als plannen, regelen en ondersteunen prima op afstand kan doen. Dan wordt duidelijk dat we te maken hebben met een beroep dat ook in de toekomst blijft bestaan.’

Conclusie: veelzijdige ondersteuners.

Met de snelle stijging van het aantal virtual assistants in Nederland is er een grote groep freelancers bijgekomen die perfect kan omgaan met online tools en het landschap van hybride werken. Een goede virtuele assistent maakt processen slimmer en sneller, en speelt altijd in op de laatste ontwikkelingen. Zo maken deze multitaskers zich onmisbaar. Opdrachtgevers weten al lang dat ze bij een VA terecht kunnen voor meer dan werkzaamheden van het secretariaat. VA’s zijn met hun veelzijdige skills de ideale ondersteuning op afstand. En dat zal voorlopig nog wel zo blijven, denkt ook Judith: ‘Er komen steeds meer nieuwe systemen bij om het (werk)leven makkelijker te maken. Maar deze systemen moeten ook ingericht en bijgehouden worden. Als de VA zich blijft ontwikkelen en meegaat met technologische ontwikkelingen, dan blijft het beroep bestaan.’

Apps voor Ondernemers.

Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken. Lees snel het gratis e-book.

Lees direct