Timemanagement: 9 technieken voor meer focus.

Timemanagement technieken die echt werken.

We krijgen de hele dag door te maken met taken, verplichtingen en afleidingen. Slim met je tijd omgaan, is daarom heel belangrijk. Niet alleen om je goed te voelen, maar ook om fijn en goed te kunnen werken. Hiervoor zijn verschillende timemanagement technieken ontwikkeld. Die helpen je om je tijd zo goed mogelijk te besteden en je productiviteit te verhogen. We leggen 9 populaire timemanagement technieken aan je uit.

Timemanagement techniek 1: Pomodoro

Dit is 1 van de meest effectieve timemanagement technieken die er is. Het idee is dat je je werk verdeelt in korte, gefocuste sessies van 25 minuten per keer. Daarna neem je elke keer een pauze van 5 minuten. Zelfs als je midden in een zin zit, stop je met werken. Want juist door je aan de timer te houden, train je je discipline. Zo zie je minder op tegen een taak. En geef je je brein even rust door een kop koffie te halen of een rondje te lopen. Niet door je telefoon te pakken, want die zorgt voor afleiding. Deze stappen herhaal je 3 keer. Daarna neem je een lange pauze van 15-30 minuten en ga je verder met je taak. Is die af, dan kan je met een nieuwe klus aan de slag.

Timemanagement techniek 2: Eisenhower matrix

Die helpt je om alles wat er op je af komt, in te delen en organiseren. Handig als je in een stressvolle periode zit. Dit schema stelt je 2 vragen:
                1. Hoe belangrijk is de taak?
                2. Hoe urgent is de taak? Hiermee denk je na over hoeveel haast de taak heeft.

Daarna kan je de taak in 1 van de 4 vakken van de matrix plaatsen: doen, plannen, delegeren of elimineren.

• Doen (belangrijk en urgent)
  In dit vak passen urgente problemen, dus die veel haast hebben, of projecten met een harde deadline. Je moet bijvoorbeeld een klant bellen, omdat je morgen niet kan langskomen.  
• Plannen (belangrijk en niet urgent)
  Hierin passen taken zoals een afspraak of presentatie voorbereiden. Stel jezelf de vraag: als ik dit niet doe, brengt me dat op de lange termijn in de problemen? Is het antwoord ja, dan hoort de taak in dit vak. Want de taak is belangrijk, maar je hoeft die niet meteen op te pakken. Het is slim om deze taken goed te plannen en er genoeg tijd aan te besteden. Zo voorkom je dat het urgente taken worden.
• Delegeren (niet belangrijk en urgent)
  Dit zijn bijvoorbeeld vragen die je krijgt, maar die anderen ook kunnen beantwoorden. Kleine taken kan je zelf snel doen. Grote taken kan je beter aan iemand anders geven.
• Elimineren (niet belangrijk en niet urgent)
  Zoals het bijpraten met een collega na je vakantie. Als je je doelen wil bereiken, is het zonde om hier tijd aan te besteden als je druk bent. Plan het liever op een ander moment.

Timemanagement techniek 3: Pickle jar methode

Die helpt je prioriteiten op een rijtje zetten, en zorgt ervoor dat je bewuster keuzes maakt. Bij deze methode wordt een pot augurken als metafoor gebruikt. Die stelt een dag van 24 uur voor. De augurken die erin zitten, staan voor de grote taken die je op een dag moet doen. Bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek voeren. De pitjes van augurken zijn andere taken die ook moeten gebeuren, maar die niet al je aandacht vragen, zoals het checken van je e-mail. Het sap in de pot augurken staat voor de taken die je weg kan laten als je het te druk krijgt. Een koffiemomentje met je collega bijvoorbeeld. Dat is een leuke toevoeging aan je dag, maar je kan het ook op een ander moment doen.

Timemanagement techniek 4: Time blocking

Met deze timemanagement techniek organiseer je je dag, week of zelfs maand met aparte tijdblokken. Elk blok in je agenda hoort bij een bepaalde afspraak, taak of groep taken. Je plant echt alles in: e-mail checken, vergaderen, sporten, kinderen ophalen. Zelfs je pauzemomenten zet je in een apart tijdblok. Het grote voordeel is dat je maar op 1 plek naar je planning hoeft te kijken. Handig, want je rondt taken vaker op tijd af. Je leert snel inschatten hoeveel tijd iets kost. En je weet precies hoeveel tijd je nog hebt voor andere afspraken en taken.

Timemanagement techniek 5: Warren Buffet’s 5/25-regel

Deze regel helpt je focussen en prioriteiten stellen. Dat doe je zo: schrijf een top 25 op van dingen die je in de toekomst wil doen of bereiken. Kan op papier of digitaal. Bekijk je lijst en omcirkel de belangrijkste 5. Nu heb je 2 lijsten. Lijst A en B. Je gaat je focussen op lijst A. De lijst met de omcirkelde doelen. Alles wat je niet hebt omcirkeld, krijgt geen aandacht zolang je de omcirkelde doelen niet hebt bereikt.

Timemanagement techniek 6: Slik de kikker

De hele dag opzien tegen taken waar je geen zin in hebt. Herkenbaar? Met de ‘slik de kikker’ techniek slik je ‘s ochtends een vieze kikker door, en kan je de rest van je dag productief werken. De gedachte achter deze techniek is dat je begint met de ergste taak. Dit geeft je de kracht om door te gaan. Want alles wat na die vieze kikker komt, smaakt heel erg lekker. Het werkt zo. Maak in maximaal 10 minuten een lijst met alle taken die je die dag af wil hebben. Stel daarna je prioriteiten. Taken die vandaag af moeten, geef je een A-label. Taken die belangrijk zijn om te doen, maar niet per se dringend, krijgen een B-label. En zo verder. Geef alle taken een A-, B-, C- of D-prioriteit. Dan pak je de vervelendste A-taak eruit. Die slik je ‘s ochtends door als 1e. Gewoon doen.

Timemanagement techniek 7: 3-3-3-methode

Een andere methode om je tijd effectief te besteden is de 3-3-3-methode. Deze timemanagement techniek werkt zo.

• Elke dag besteed je 3 uur aan je belangrijkste taak.
• En rond je 3 taken af die je tot nu toe hebt uitgesteld.
• Als laatste werk je 3 taken af, voordat ze dringend worden en je stress bezorgen.

Timemanagement techniek 8: ABCDE-methode

Een fijne methode als je veel te doen hebt en het overzicht kwijt begint te raken. Begin met het opstellen van een uitgebreide takenlijst. Daar schrijf je alles op wat je moet doen, ook kleine taken en taken die niets met werk te maken hebben. Daarna label je elke taak met een letter van de ABCDE-methode.

• A-taken: zijn het meest belangrijk. Zoals deadlines voor projecten en belangrijke vergaderingen.
• B-taken: zijn belangrijk maar niet meteen urgent. Zoals een presentatie voorbereiden die je over twee weken hebt of je cv updaten.
• C-taken: zijn nuttig, maar hebben niet meteen gevolgen. Zoals een interessant blog lezen of je computer opschonen.
• D-taken: kan je delegeren om efficiënter te werken. Zoals een nieuwe collega rondleiden.
• E-taken: zijn niet nodig en kan je weglaten. Zoals je stofzuigen of vliegtickets boeken voor je vakantie. Dit kan je beter na werktijd doen.

Als je alle taken hebt gelabeld, kan je aan de slag. Het kan verleidelijk zijn om eerst de makkelijkere C-taken af te ronden, maar dit is een valkuil. Focus je eerst op de A-taken. Daarna ga je verder met de B-taken, en zo verder. Door op deze manier te werken, werk je altijd aan de taken die het grootste effect hebben op je doelen. En besteed je je tijd en energie aan wat echt belangrijk is. De C-, D- en E-taken kunnen wachten. En E-taken kan je vaak gewoon weglaten tijdens werktijd.

Timemanagement techniek 9: 80/20-regel

Het is een veelgehoorde term, de 80/20-regel. En die wordt op verschillende manieren gebruikt. Bijvoorbeeld: 80% van de lezers bezoekt maar 20% van de blogs. Maar ook: 80% van het resultaat wordt bereikt met 20% van de input. Pas je de 80/20-regel toe op je werkzaamheden, dan kom je er vaak achter dat je de meeste tijd van je werkdag besteedt aan taken zoals e-mails beantwoorden of aanwezig zijn bij meetings. Ze kosten veel tijd, maar leveren weinig resultaat op. Wil je het anders doen? Stel jezelf deze vragen:

• Welke taak levert het grootste resultaat op? (80%)
• Welke taak kost de meeste tijd en energie? (20%)

Klinkt mooi, maar in de praktijk kan het een uitdaging zijn. Want bepaalde taken, hoe klein of simpel ze soms ook zijn, moeten gewoon gebeuren. Maar hoe voorkom je dat je al je tijd en aandacht daaraan besteedt? Helpen we je bij. Met deze stappen haal je met 20% van je tijd en energie, 80% van het resultaat:

• Hou je alleen met belangrijke dingen bezig. Hiervoor kijk je naar de taken die horen bij je kernfunctie. Voor de 1 kan dit het onderhouden van de website zijn, omdat daar de klanten op binnenkomen. Voor de ander kan het belangrijk zijn om salesgesprekken te voeren.
• Geef taken die niet per se door jou gedaan hoeven te worden, aan een ander. Denk aan het maken van een maandelijks urenoverzicht. Belangrijk, maar je hoeft het zelf niet te doen.
• Schrap alles wat niet je tijd en aandacht waard is. Elke dag bij een stand-up aanwezig zijn of iets posten op sociale media is leuk, maar je bent er al snel 2 uur per week mee bezig. Zonde. Bedenk daarom bij elke taak of die echt nodig is.

Als je de 80/20-regel vaak gebruikt, op je werk en in je privéleven, ben je veel productiever. Je krijgt meer af en je bent aan het eind van je werkweek meer tevreden. Precies wat je wil.