1. Plan geen afspraken, maar werk je inbox bij.
Start rustig op en neem je tijd om je inbox bij te werken. Daar kan je best een dag zoet mee zijn, als je ook nog alle activiteiten, gemiste chats en andere taken in MS Teams moet doorlopen. Zorg daarom dat je op je 1e werkdag geen afspraken plant.
2. Gebruik filters in je Teams activity feed.
Een prettige manier om door je Teams activity feed heen te werken is het toepassen van filters. Zo stel je zelf prioriteiten in de activiteiten die je wil bijwerken. Je kan bijvoorbeeld beginnen met gemiste oproepen, daarna vermeldingen, ongelezen berichten en likes. Bepaal hier zelf je volgorde in. Hoe het werkt?
Selecteer Activiteit om je Activiteit-feed te zien. Dit is een samenvatting van alles wat er gebeurd is in de verschillende kanalen die je volgt.
- Kies het Filter icoon.
- In het pop-up menu kies je welk soort notificaties je wilt zien.
- Kies X om de filter te sluiten.
Wil je een specifiekere feed? Ga naar het Feed menu en selecteer Mijn activiteit. Je ziet dan een lijst met alles wat je pasgeleden in Teams hebt gedaan.
3. Pin gesprekken die je later voort wil zetten.
Misschien was je voor je vakantie in gesprek met iemand en heb je dat nog niet afgerond. Of krijg je op je 1e dag terug op je werk meteen een heel veel chats, waar je nu geen tijd voor hebt. Je kan chats pinnen, zodat ze bovenaan je chatlijst komen te staan. Zo vergeet je ze niet en kan verder gaan met je gespreken als het je uitkomt. Hoe pin je een chat?
Selecteer Chat om de chatlijst te openen. Zoek de naam van het gesprek dat je wilt vastzetten. Daarna selecteer je Meer opties *** en dan Pin. Zo blijft de chat bovenaan je lijst staan.
4. Out of office: vraag lezers om hun bericht als belangrijk of urgent te markeren.
Nog zo’n fijne functie in Microsoft Teams: berichten markeren als belangrijk of urgent. Een gemarkeerd bericht herken je door een uitroepteken achter het bericht of in het activiteitenscherm. Tip: wanneer je je out of office aanzet, vraag de lezers dan om hun bericht als urgent of belangrijk te markeren als ze snel een reactie van je willen wanneer je terug bent. Dat helpt jou in het prioriteren van je taken en berichten. Berichten markeren doe je als volgt:
Selecteer Stel afleveropties in onder de box waar je je e-mail opstelt. Kies dan Belangrijk of Urgent. Hiermee wordt het woord BELANGRIJK! of URGENT! aan je bericht toegevoegd. Om dit weer ongedaan te maken, selecteer je Standaard in je afleveropties. Je bericht wordt dan verzonden als een normaal bericht. Goed om te weten: een urgent bericht zorgt ervoor dat de ontvanger (een persoon of groep) iedere 2 minuten (20 minuten lang of tot dat het bericht gelezen is) een melding ontvangt. Denk er dus goed over na of je bericht urgent is of niet.
5. Nieuwe feature: maak van een chat een taak.
Je kan van 1 op 1 chats en chats in een kanaal een taak aanmaken in To Do. Alle taken die je aanmaakt komen op dit lijstje te staan. Bijvoorbeeld e-mails die je wil opvolgen. Zo hou je altijd en overal overzicht op je taken.
Beweeg over een bericht in een chat en klik op de context menuknop. Hier selecteer je Meer acties. Klik op de Taak aanmaken optie, zodat je een dialoogvenster te zien krijgt. Hier stel je een einddatum, prioriteit, of opdracht in. Je kan ook notities toevoegen. Klik daarna op de Taak toevoegen knop. Hierna wordt je taak aangemaakt en kan je deze terugzien in de Task app in Teams of in de Microsoft To Do lijst.
Altijd en overal bereikbaar met Microsoft Teams Telefonie.
Microsoft Teams zit vol handige functies waardoor je nog beter kan werken. Niet alleen na je vakantie, maar iedere dag. Aan deze functies is nu ook de optie van vaste en mobiele telefonie toegevoegd. Zo zorgen we voor de beste connectiviteit en ben je altijd en overal bereikbaar. Voor je collega’s, maar ook voor je klanten en leveranciers.