Als je met Microsoft 365 werkt, sla je je documenten online op: in SharePoint of OneDrive. Dat zijn de cloudlocaties waar je documenten verzamelt en waar je die bestanden ook altijd en overal kan opvragen. Als je natuurlijk met het internet verbonden bent. Ook kan je er live met je collega’s in samenwerken en bijvoorbeeld hetzelfde document afmaken. Dat is wel zo handig in tijden van werken op afstand. En het scheelt veel onnodig e-mailen.
Wat is SharePoint en wat is OneDrive.
Wilma legt eerst nog even het verschil uit tussen OneDrive en SharePoint. Wel zo makkelijk. ‘OneDrive is je persoonlijke opslaglocatie. Daar kan je persoonlijke werkdocumenten opslaan, mappen maken en per map of document besluiten of je het wilt delen. SharePoint is een samenwerkingsplatform, waar je onder andere gezamenlijke documenten kan opslaan en bewerken. De documenten in Microsoft Teams zijn opgeslagen in SharePoint.’
Tip 1: maak afspraken.
Maak afspraken over de indeling. Als je met z’n allen SharePoint gebruikt, doet iedereen dit graag op z’n eigen manier. Terwijl, als je duidelijke afspraken maakt over hoe je het wil gaan doen, SharePoint veel overzichtelijker en makkelijker in gebruik is. Zorg voor een bepaalde mappenstructuur en spreek af hoe je documenten bewaart en hoe je ze noemt.
Tip 2: synchroniseer belangrijke mappen.
Laat je belangrijke SharePoint- en OneDrive-mappen samenwerken met je Windows Verkenner. In dat gele mapje onder in je scherm zie je dan gewoon al je documenten. Ook die uit Teams. Dan hoef je bestanden niet meer te uploaden, maar alleen in je mapje te zetten. Dat neemt geen ruimte in op je computer, het blijft in de cloud. Open je het document, dan neemt het document wel ruimte in. Natuurlijk kan je dit makkelijk weer terugzetten.
Tip 3: gebruik de zoekfunctie.
De zoekfunctie van SharePoint en OneDrive is heel goed. Ga naar www.office.com en typ een zoekwoord in de zoekbalk die midden bovenaan de pagina staat. Supersnel zie je zoekresultaten verschijnen uit OneDrive, SharePoint en Teams. Er wordt niet alleen gezocht in documentnamen, maar ook in de tekst van je documenten – zelfs in pdf’s. Je bent nooit meer iets kwijt.
Tip 4: gebruik de versiegeschiedenis.
Per document wordt een versiegeschiedenis bijgehouden. Stel, je opent een bestaand document als basis voor een nieuw document maar je vergeet dit document eerst op te slaan onder een andere naam. Dan heb je al van alles bewerkt, voordat je erachter komt dat je het originele document hebt overschreven. Maar niets aan de hand, je kan heel makkelijk zelf een vorige versie terugzetten. Elk document heeft versies en die kan je herstellen.
Tip 5: deel wat je wil delen.
Zeker vanuit OneDrive kan je heel gericht delen. ‘Ik heb hier een Word-document, wil je even meelezen?’ Elke map en elk document heeft een eigen linkje om te versturen. Het ligt aan de instellingen van je organisatie of je ook met externen kan delen. Als je een document deelt, kan je instellen of mensen mogen bewerken of alleen lezen.
Bonustip: gebruik de Teams- en OneDrive-app op je telefoon.
In de mobiele Teams-app kan je heel snel documenten opzoeken. En de OneDrive-app is ook heel handig. Via die app kan je bij je OneDrive-documenten, maar ook die van Sharepoint. Foto’s van je telefoon kan je bijvoorbeeld meteen delen via OneDrive – als je dus de app hebt – en vanuit daar in SharePoint zetten. Net zoals je via WhatsAapp een foto deelt. Dus je kan documenten makkelijk en snel toevoegen of delen. En je kan er altijd en overal bij, ook zonder laptop.
Ook interessant:
- 5 Microsoft Outlook tips: blijf de baas over je mailbox
- Hybride vergaderen: 5 tips voor een soepele meeting
- 5 Microsoft Teams tips om productiever samen te werken
