Als admin aan de slag met Microsoft Teams: de 6 belangrijkste functionaliteiten.

In de rol van admin focus je je vooral op het functioneel beheren en de kwaliteit van online gesprekken. Maar er zijn nog veel meer functionaliteiten in te stellen. Als admin stel je ze in op een overkoepelend niveau. We lichten de belangrijkste functionaliteiten toe:

#1 Teams

Binnen Teams heb je een team dat collega’s die nauw samenwerken in een groep samenbrengt. Dat kan een tijdelijke samenwerking voor een project zijn, bijvoorbeeld de lancering van een product. Maar ook een langdurige samenwerking tussen bijvoorbeeld meerdere collega’s die hetzelfde werk doen. Teams zijn de overkoepelende groepen binnen de organisatie. Vaak onderverdeeld in afdelingen, zoals marketing, communicatie, financiën et cetera.

Een team maken

In de app klik je links op Teams en kies je voor Team maken of lid worden van een team. Dan ga je naar Team maken > Een volledig nieuw team aanmaken en kies je voor privé of openbaar. Bij openbaar kan iedereen binnen de organisatie deelnemen. De maker van een team is ook de eigenaar. Het team beheren doe je door met je rechtermuisknop op de teamnaam te klikken en dan voor Meer opties > Team beheren te kiezen. Wil je weten welke machtigingen er zijn en wil je die eventueel aanpassen? Ga dan naar het tabblad Instellingen.

#2 Kanalen

Binnen een kanaal voer je gesprekken, deel je bestanden en gebruik je specifieke apps. Gesprekken kan je organiseren per onderwerp, werkfunctie, project of vermaak. Als teameigenaar kan je kanalen maken, maar ook teamleden machtigen om dit te doen. Een kanaal kan van een afdeling zijn, maar ook van een projectgroep. Ook kan je een privékanaal maken, waar niet alle leden van een team toegang tot hebben. Bovenaan een kanaal vind je tabs waar teams onder andere bestanden en notities kunnen bewaren. Zo kan iedereen in het team makkelijk bij deze inhoud.

Een kanaal maken

Je klikt met je rechtermuisknop op de teamnaam en klikt vervolgens op kanaal toevoegen. Wil je een privékanaal maken? Selecteer dan privé bij de Privacy optie. De eigenaar van een team bepaalt wie kanalen kan maken binnen dat team. Wil je kanalen bewerken, verwijderen of verbergen? Klik dan op de 3 puntjes naast de naam van het kanaal. Heel handig: bestanden die binnen een kanaal worden gedeeld vind je ook terug op SharePoint en OneDrive. De bestanden vind je terug binnen persoonlijke chats (of opnamen van gesprekken of vergaderingen) in OneDrive. En wat binnen kanalen in Teams wordt gedeeld vind je terug in SharePoint.

#3 Chat

Een gesprek binnen een kanaal is openbaar, maar een chatgesprek is een privégesprek tussen je collega en iemand anders. Het kan ook een groepsgesprek zijn. De chat is 1 van de meest gebruikte mogelijkheden binnen Teams en werkt net als elke andere chatbox. Je opent een chat door bovenaan in de chatlijst met je rechtermuisknop op Nieuwe chat te klikken. Je ziet nu bovenaan een balk waarin je de naam van de persoon typt met wie je wil chatten. Je kan ook met een groep chatten door meerdere namen in te vullen. Collega’s kunnen binnen een meeting chatten. Kunnen ze bij een meeting niet aanwezig zijn, dan zien ze alsnog de chat. Wanneer een collega de chat verlaat, zien de andere collega’s dit via het chatscherm.

#4 Meetings

In meetings praat je met elkaar met de webcam. Je kan ook alleen audio gebruiken. Je organiseert een Teams meeting door een uitnodiging in Outlook te sturen met daarin de link naar de meeting. Je kan ook binnen de app een meeting organiseren. Je klikt dan op Calendar en vervolgens rechts bovenin op New meeting. Wat betreft meetings kan je als admin veel instellen binnen het Admin Center. Zo stel je bijvoorbeeld in of anonieme gebruikers een meeting kunnen bijwonen. Ook pas je als admin uitnodigingen voor een meeting aan. Voeg bijvoorbeeld het logo van het bedrijf toe. Dit doe je door in het Admin Center naar Meetings > Meeting settings te gaan. En onder Email Invitation voeg je dan de URL naar het logo toe.

#5 Conferenties

Een conferentie heeft meer structuur dan een meeting. Zo kan je een plenaire sessie houden. Of een brainstorm voor een kleinere groep mensen, door virtuele break-outrooms op te zetten. Net als in een gewone meeting kan je je scherm delen en zo effectief een presentatie geven waarbij alle aanwezigen naar dezelfde slides kijken. Ook kan je via spraak op je telefoon aan een vergadering meedoen. Hiervoor bel je dan een specifiek telefoonnummer, dat je in combinatie met de vergadering-ID toegang geeft tot de conferentie. Gebruik dan wel een lokaal nummer, want er zijn per land telefoonnummers beschikbaar voor Teams Telefonie. Het Nederlands nummer is herkenbaar aan +31. Het inbelnummer zie je op basis van de gebruikersregistratie binnen het Microsoft 365 Admin Center. Is de medewerker niet in Nederland, dan kan je 450 lokale nummers van over de hele wereld kiezen en zo alsnog voordelig inbellen.

#6 Live events

Een live meeting gebruik je voor maximaal 10.000 deelnemers, bijvoorbeeld voor een webinar. Hierbij staat iedereen op stil (gemute), behalve 1 persoon. Bij live events krijgen bepaalde mensen ook een rol toegewezen, zoals organisator, producent, presentator en bezoeker. De chat is bij een live event niet per se openbaar. Je kan Vragen en antwoorden inschakelen, zodat de deelnemers via de chat vragen kunnen stellen. Deze vragen moeten wel door de presentator of producent gemodereerd worden. Is een vraag relevant en wordt deze daadwerkelijk behandeld? Dan kan de vraag door de presentator of producent worden gepubliceerd, zodat iedereen dit kan zien. Ook kan je een webcam gebruiken, maar ook een professionele studio met meerdere camera’s.

Instellen in het Microsoft Teams Admin Center.

In het Microsoft Teams Admin Center kan je iets binnen Teams instellen. Hou dan wel rekening met de managing policies tabbladen als je iets instelt, want daarin kun je heel specifiek mogelijkheden inschakelen. Zo bepaal je voor specifieke gebruikers of ze de chat wel of niet kunnen gebruiken.
Dit doe je door in het menu het schuifje aan of uit te zetten. Ook schakel je functionaliteiten voor de hele organisatie in 1 keer in, zoals e-mailintegratie en mogelijkheden voor cloudopslag. Hiervoor ga je naar Org wide settings > Team settings. Deze opties zet je ook weer aan of uit met het schuifje. Wil je deze instellingen voor externen inschakelen? Dan ga je naar Org wide settings > External access.