Microsoft Outlook kennen we allemaal als 1 van de bekendste en meest gebruikte e-mailapplicaties wereldwijd. De geïntegreerde agenda is een handige functie van het programma. Het komt waarschijnlijk vaak genoeg voor dat je op basis van een e-mail een afspraak wil inplannen. Of het nu een vergadering, telefonische afspraak of Teams-meeting is: hier heb je alles overzichtelijk bij elkaar. Echt handig. ‘We gebruiken de Outlook Agenda om al onze trainingen te plannen,’ vertelt Wilma. ‘We geven onze trainingen via Teams en onze officemanagers plannen ze in overleg met de opdrachtgever in via de Outlook Agenda.’
1. Zet genodigden van een vergaderverzoek ‘in BCC’.
Soms wil je niet dat de mensen die je uitnodigt voor een vergadering elkaars e-mailadres zien. Bijvoorbeeld als je een kennissessie op kantoor organiseert of een borrel voor zakelijke relaties van verschillende bedrijven. Bij e-mail had je al de BCC-functie en tegenwoordig bestaat deze optie ook voor je agenda. Waar? Maak via de web–app een nieuw vergaderverzoek, klik bovenaan op ‘Opties voor antwoorden’ en kies dan ‘Lijst met genodigden verbergen’.
2. Weeknummers weergeven.
Je kent het wel: je wil een afspraak maken die wat verder in de toekomst ligt en een collega vraagt of je in week 25 beschikbaar bent. Maar welke datum is dat ook alweer? Laat je Outlook Agenda de weeknummers weergeven in de datumnavigator linksboven en in de maandweergave. Handig. In de desktop–app voor Windows vind je de instelling bij ‘Bestand’ > ‘Opties’ > ‘Agenda’ > ‘Weeknummers weergeven’. Mac-gebruikers vinden deze instelling onder ‘Voorkeuren’.
3. Voeg meerdere agenda’s toe.
Voeg de agenda van je collega of manager toe aan je Outlook–app. Zo zie je in 1 oogopslag de beschikbaarheid van je collega’s en op welke momenten ze nog ruimte hebben om een afspraak in te plannen. Gebruik je naast de Outlook Agenda nog andere agenda’s, zoals Google Calendar voor je privé-afspraken? Synchroniseer deze dan met je Outlook Agenda door een mailaccount toe te voegen. Dit doe je via ‘Instellingen’ > ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’ > ‘Agenda’> ‘Accounts’.
4. Zet ‘donkere modus’ aan.
Overdag kijken we veel tegen het felle, blauwe licht van schermen aan. Dat is erg vermoeiend voor je ogen. ‘We merken dat veel van onze deelnemers het prettig vinden om in de donkere modus te werken (dark mode),’ vertelt Wilma. Dit kan je instellen op zowel je laptop als op je telefoon.
5. Zet herinneringen uit of juist aan.
‘Zelf werk ik het liefst zonder piepjes, alarmen en pop-ups,’ zegt Wilma. ‘Ik kies voor zo min mogelijk afleiding, zodat ik me goed kan focussen op mijn werk. Daarom staan al mijn meldingen uit en zet ik ze bewust aan voor die belangrijke afspraak die ik echt niet mag vergeten.’
6. Beantwoord een e-mail met een vergaderverzoek.
Stel: je krijgt een e-mail van je collega met de vraag of je morgenochtend om 10 uur tijd hebt voor een Teams-meeting. Je kan een mail terugsturen met het antwoord dat dat prima is en in je agenda een vergadering aanmaken. Maar wist je dat je een e-mailbericht kan beantwoorden met een vergaderverzoek? Veel efficiënter. Het mooie is dat de afzender en iedereen die in het aan-veld van de e-mail stond ook gelijk in het genodigdenveld van het vergaderverzoek staan. Hoe je dat doet? In de desktop-app: gebruik de knop ‘Antwoord met vergadering’ of ‘Vergadering’ vanuit het lint in je Postvak IN of vanuit het leesvoorbeeld (klik op de drie puntjes). In de web-app klik je vanuit het e-mailbericht op het kalender-icoon om een e-mail meteen te beantwoorden met een vergaderverzoek. Ook handig: in de desktop–app kan je de e-mail ook naar het agenda-icoon slepen om er een afspraak voor aan te maken in je agenda.
Bonustip: Je agenda is geen takenlijst.
Je bent misschien snel geneigd om je Outlook Agenda te gebruiken om taken in te zetten. Dan kan je ze tenminste niet vergeten. Toch raadt Wilma dit af: ‘Onthoud: je agenda is geen takenlijst.’ Zet je taken in je agenda zetten, dan geeft je beschikbaarheid in Teams en Outlook een verkeerd beeld. Anderen zien dat je heel vaak ‘bezet’ bent, terwijl je eigenlijk wél beschikbaar bent voor chats of afspraken. ‘Waarom zou je je agenda voor actiepunten gebruiken, als Microsoft daar een veel mooiere en betere oplossing voor biedt? Microsoft 365 heeft verschillende manieren om je taken bij te houden: Outlook Taken, OneNote en Planner bijvoorbeeld. In Microsoft To Do komt alles samen: ál je taken op 1 plek. Je ziet ze zowel op je telefoon als op je laptop. Al je acties vanuit verschillende kanalen op 1 plek beschikbaar, dat is wel zo overzichtelijk.’ Lees ons artikel over nog meer handige werk-apps.
Tot slot: zet ‘m ook eens uit.
Met al deze tips kan je nóg beter en slimmer aan de slag met je Outlook Agenda en ben je altijd op tijd voor je afspraken. Maar soms is het net zo belangrijk om de tijd juist even helemaal te vergeten. ‘Ik gebruik de mobiele Outlook-app op mijn Android–telefoon om onderweg e-mails en agenda te checken,’ zegt Wilma. ‘In mijn vakantie en op vrije dagen zet ik de meldingen uit. Mijn collega’s pakken mijn e-mails dan op. Heel relaxed, kan ik je zeggen.’ Na je vakantie weer fris van start? Lees dan eerst even onze tips voor je eerste werkdag.
