Is dit het moment om het kantoor vaarwel te zeggen?

Velen werken al een tijd niet meer op kantoor. Uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) blijkt ook dat thuiswerken ons best bevalt. Van de thuiswerkers zegt 61% dat thuiswerken hen makkelijk afgaat. Meer dan een kwart verwacht ook na de coronacrisis vaker te gaan thuiswerken.

Thuiswerken als recht

Ook al werken we nu massaal thuis, het is niet iets vanzelfsprekends voor werkgevers. D66 en GroenLinks vinden dan ook dat het veel normaler moet worden om een deel van de tijd thuis te werken. En daarom willen zij van thuiswerken een wettelijk recht maken. Hiervoor bereiden ze een initiatiefwet voor in de Tweede Kamer. De Wet flexibel werken (Wfw) geeft werknemers al het recht om een verzoek in te dienen om thuis te werken, maar je werkgever hoeft daar niet mee in te stemmen.

Vierdaagse werkweek

De coronacrisis biedt perspectief om anders naar onze werkweek te kijken. In plaats van vijf dagen gaan we vier dagen werken. De vierdaagse werkweek is niet nieuw, maar de interesse voor een andere indeling van de werkweek is toegenomen door de coronacrisis. Bedrijven zijn gedwongen zich aan te passen aan de nieuwe omstandigheden, met personeel dat vanuit huis werkt. Medewerkers passen hun roosters aan om voor hun gezin te zorgen en sommige functies veranderen volledig.

Uit studies blijkt dat een vierdaagse werkweek voor een hogere productiviteit en tevreden werknemers zorgt. Een extra dag vrij zorgt ervoor dat je work-life balance er flink op vooruit gaat. Daarbij zorgt het voor lagere personeelskosten voor de werkgever. Een mooie win-win situatie voor werknemer en werkgever. 

Kantoor in de toekomst

Voor de coronacrisis werd er al locatieonafhankelijk gewerkt: een dag bij de klant, een dag op het hoofdkantoor en de overige dagen gewoon op kantoor. Ook gingen steeds meer medewerkers een dagje thuis werken. En toen moesten we opeens in maart allemaal vanuit huis gaan werken. Hoe beïnvloedt dat de toekomst van het kantoor: hoe gaat het kantoor er uitzien en wat voor rol krijgt het? We beschrijven drie voor de hand liggende scenario’s.

1. Kantoor als ontmoetingsplaats

   Het wordt niet meer zo vanzelfsprekend om fysiek op kantoor te zijn. Mensen gaan bewuster nadenken over waarom ze naar kantoor gaan. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek voor collega’s. Je gaat alleen naar kantoor als je wilt brainstormen, je een overleg hebt of als je moet samenwerken.

2. Er is geen kantoor meer

   Zolang de werkgever goede technologische oplossingen biedt, kan er prima worden thuisgewerkt. Het gaat medewerkers makkelijk af om thuis te werken en daarbij scheelt het ook kosten voor de werkgever. Met het bezuinigde geld kan weer worden geïnvesteerd in goede thuiswerkplekken. Mocht er toch nog een ruimte nodig zijn om samen te werken, dan kan er altijd nog een kleine ruimte worden afgehuurd.

3. Het ‘traditionele’ kantoor, maar dan coronaproof

   De kantoortuin wordt een plek waar je touchless werkt en je computer met stemcommando’s en handgebaren bedient. Het is een plek waar een gezond klimaat heerst. Er zijn veel planten en met een inrichting waar je graag wilt zijn, afspreken en werken. Anderhalve meter afstand houden gaat gemakkelijk. Zo ziet vastgoedspecialist Alwin Rijpstra van CBRE het nieuwe kantoor voor zich. Een kantoor heet straks ‘smart building’ en gaat om beleving. In een kantoor gaat 70 procent van de ruimte op aan werken en de overige ruimte aan ontspannen, ontmoeten en samenwerken. In het nieuwe kantoor is dat juist andersom.

Thuiswerkende werknemers en toch goed bereikbaar blijven

We gaan dus meer thuiswerken? Prima… Maar als onderneming wil je natuurlijk wel goed bereikbaar blijven voor je klanten. Een goed werkende telefooncentrale is daarbij dan ook een vereiste. Met vast en mobiel integratie verplaats je je telefooncentrale naar de cloud. Je belt dan via je internetverbinding, beter bekend als VoIP, Voice over IP.

Het grootste voordeel hiervan is dat je onderneming altijd bereikbaar is én dat je flexibel bent. Je mobiele en vaste nummer worden samen gebracht op je mobiele telefoon. Dit zorgt voor lagere kosten. Je hebt geen fysieke telefooncentrale meer nodig, geen vaste lijn en geen onderhoud. Alle functies heb je in eigen beheer. Een ander voordeel is dat je telefonie-omgeving gekoppeld kan worden aan bedrijfssoftware (CRM), je IT-omgeving en andere communicatiemiddelen zoals videoconferencing.

Vaarwel kantoor?

Of we het kantoor vaarwel gaan zeggen zal de komende tijd moeten uitwijzen. Of het kantoor blijft bestaan en in welke hoedanigheid hangt bij elk bedrijf af van de cultuur, identiteit, industrie en grootte. Tot die tijd vinden we het nog wel prima om nog thuis te werken.