Hybride werken zal blijven. Maar hoe zorg je er nu voor dat de vergaderingen die je organiseert voor je collega’s op kantoor en voor degenen die thuis of ergens anders zitten, even goed te volgen zijn? In dit artikel geven we je een paar tips.
E-book Microsoft Teams voor Admins.
Wil jij weten hoe je met Microsoft Teams je medewerkers op afstand kunt laten werken? Lees je in dit e-book.
Lees direct
1. Zorg voor goed geluid.
E-book Microsoft Teams voor Admins.
Wil jij weten hoe je met Microsoft Teams je medewerkers op afstand kunt laten werken? Lees je in dit e-book.
Misschien een open deur, maar geluid is alles. Zorg dat de vergaderruimtes op kantoor voldoende microfoons van hoge kwaliteit hebben. Zo kunnen de collega’s op afstand alles goed horen, zonder geruis en gekraak. Als meerdere microfoons niet mogelijk is, kijk dan of je in vergaderruimtes bijvoorbeeld een handmicrofoon kan neerleggen.
2. Zorg dat iedereen alles goed kan zien.
Wie niet op kantoor is, moet goed kunnen zien wie er aan het woord is en wat er gebeurt in de ruimte. Met de meeste vergaderprogramma’s kan bestanden delen via het scherm. Brainstormen mensen in je bedrijf soms liever met een echt whiteboard en stickers? Met een webcam die de beweging van de spreker volgt, heb je de beste hybride ervaring.
3. Geef collega’s op afstand de ruimte die ze verdienen.
Zijn de mensen die op afstand deelnemen alleen te zien op een laptopscherm in de vergaderruimte? Dan voelt dat niet eerlijk. Dat los je op door 2 extra grote schermen aan beide kanten van het hoofdscherm te plaatsen – liefst op ooghoogte – die de gezichten tonen van de collega’s op afstand.
4. Zorg dat iedereen de vergadering en het materiaal kan terugkijken.
Kies voor een goed vergaderprogramma dat notities en taken automatisch deelt in de vergadering. Samen met de opname, de uitgeschreven tekst en de gedeelde inhoud. En, heel belangrijk: zorg dat alles veilig op 1 centrale plek opgeslagen kan worden, zodat iedereen die niet live aanwezig kon zijn alles later kan terugkijken.
5. Maak slim gebruik van de juiste programma’s.
Hybride samenwerken is niet meer weg te denken. Dat snappen softwarebedrijven ook. Onderzoek welke software past bij je bedrijf. Tip: kijk of je de programma’s die je al hebt zo goed mogelijk gebruikt. Draait je organisatie bijvoorbeeld op Microsoft? Met Microsoft Teams Rooms, Phone en Meetings kan je organisatie altijd soepel vergaderen. Of mensen nu op kantoor werken of aan de andere kant van de wereld.
Haal als beheerder het maximale uit Microsoft Teams.
Microsoft Teams heeft zich bewezen als het beste samenwerkingsprogramma doordat er zoveel bekende Microsoft-producten in samenkomen. Gebruikt je bedrijf Teams al zo goed mogelijk? In ons e-book Microsoft Teams voor admins nemen we je mee in wat er allemaal kan met Teams en hoe je daar als beheerder zoveel mogelijk uit kan halen voor je organisatie. We wensen je veel inspiratie!
Vergaderen met Google Meet.
Door de pandemie steeg de populariteit van Google Meet in 2020 erg hard. Ook Meet is software om mee te videobellen. De dienst is gratis en je hoeft er geen speciaal programma voor te downloaden. Je opent Google Meet via je webbrowser. Wil je Meet gebruiken op je telefoon of tablet? Lees dan onze Google Meet-tips in dit artikel.
Zoom om op afstand te vergaderen.
Zoom heeft veel functies om soepel online te vergaderen en videobellen. Handig in tijden van hybride werken. Zoom staat bekend om zijn simpelheid, maar heeft veel uitgebreide functies. Zoom kende een lastige start met meerdere beveiligingsproblemen. Toen ze uiteindelijk ondersteuning voor end-to-end-encryptie kregen en 2-stapsverificatie toevoegden, groeiden ze in korte tijd uit tot een van de beste videobelplatformen. In dit artikel lees je onze favoriete trucs voor Zoom.
E-book Microsoft Teams voor Admins.
Wil jij weten hoe je met Microsoft Teams je medewerkers op afstand kunt laten werken? Lees je in dit e-book.