Rick Pastoor (Blendle) schreef Grip, een boek over het geheim van slim werken

Productiever werken heeft hem altijd al gefascineerd. Rick Pastoor las alles wat los en vast zat over het onderwerp, maar het toepassen van de verschillende methodes bleek nog best ingewikkeld. Door schade en schande wijs geworden, noemt hij het proces van de totstandkoming van zijn werkmethode dan ook.

Mensen uit zijn omgeving zagen hem experimenteren, en vroegen hem steeds vaker om praktische tips. Hij had dan inmiddels wel alle kennis, maar miste een concreet stappenplan. Waarop hij besloot zijn werkmethode uit te werken tot het boek Grip, het geheim van slim werken.

Binnenbaas

Rick Pastoor (30) is als hoofd product verantwoordelijk voor de productontwikkeling van Blendle, de online kiosk waar je tegen betaling artikelen uit kranten en tijdschriften kunt lezen. De ‘binnenbaas’ van de ambitieuze startup geeft leiding aan een team van dertig man, en deelt zijn fulltime werkweek in met vergaderen, ontwikkelen, personeelsbeleid en het werken aan diverse projecten.

Een drukke manager dus, maar… een manager zonder stress. Die ook nog eens tijd vond om een boek te schrijven. Over én dankzij zijn zelf ontwikkelde werkmethode. Om grip op de werkweek te krijgen, slimmer te werken en vooral ook om ruimte maken voor grotere doelen en levensdromen.

Digitale agenda

De eerste stap in het proces is het inrichten van een digitale agenda. Die is heilig, zegt Pastoor. “Het is de leidraad waar je je aan vasthoudt. Een agenda is eindig en dat is superfijn. Heel vaak werk je met lijstjes die oneindig zijn, waardoor je het gevoel hebt dat je meer kan dan je eigenlijk kunt. Draai het om: maak keuzes op basis van de tijd die je hebt. Je hebt dus niet meer tijd nodig, je moet slimmere keuzes maken. Met de agenda maak je inzichtelijk wat je moet doen.”

In het boek komen tal van handvatten voorbij om de basis (agenda, takenlijst, notities, e-mail) op orde te krijgen om vandaar uit grip op je werkweek te krijgen. Kern van het verhaal: “Zorg dat er niets in je hoofd blijft zitten. Je hoofd moet leeg zijn. Dat is de enige manier om ruimte te creëren.”

Hoofd leegmaken

Voor Rick Pastoor is zijn mobiele telefoon essentieel om zijn hoofd leeg te houden. Een aantal apps (takenlijst, notities) helpen hem binnen twee handelingen dat idee uit zijn hoofd te krijgen. ,,Dat zorgt ervoor dit ik sane blijf. Alles moet uit je hoofd, dat is de sleutel. Ik heb een dochter van elf maanden en als ik bij haar ben, wil ik niet met werkdingen bezig zijn. Als me iets te binnen schiet, zet ik het in mijn takenlijst en weet ik: het komt morgen. Dat is een superlekker gevoel.”

In het boek geeft Pastoor diverse suggesties voor apps en tools om slimmer te werken. ,,Alexander (Klöpping, CEO van Blendle, red.) en ik installeren aan de lopende band apps om te proberen. Je moet werken met tools die voor jou prettig zijn. Ik ben zelf fan van e-mail.

Bij Blendle gebruiken we verder Slack, Hangouts en face-to-facegesprekken. Ons werk zit in Trello, het is heel inzichtelijk. Ik wil dat tools faciliterend zijn en zo simpel mogelijk in gebruik, iedereen moet het snel kunnen begrijpen. Hoe hoger die barrière, hoe minder prettig mensen er mee werken.”

Periodieke review

Een belangrijk onderdeel van zijn werkmethode is de review; wekelijks, per kwartaal en per jaar. Ik merk dat daar zoveel inzichten uit voortkomen, zegt hij. Die zijn superwaardevol. ,,Neem een paar minuten de tijd om te denken: wat vond ik van afgelopen week, wat ging goed en wat niet. Waar zou ik meer van willen, waar wil ik vanaf? Heel vaak nemen we daar de tijd niet voor, waardoor je doorhobbelt, je werkwijze niet aanpast en de frustratie toeneemt omdat je door blijft modderen.”

,,En kijk ook vooruit, wat is komende week echt belangrijk, wat moet ik voor elkaar krijgen. Precies het gevoel dat je hebt als je in de laatste week voor je vakantie zit, die is meestal enorm productief. Je hoeft dan niet meer na te denken over wat je doet of wat je eerste stap is – dat heb je al bedacht.”

Doelen

Het eerste deel van het boek is vrij praktisch, in het tweede deel houdt Pastoor de lezer een spiegel voor om stil te staan bij hun keuzes en motivatie. ,,Ik wil mensen uitdagen om een stapje verder na te denken over waar ze mee bezig zijn en hoe ze positieve impact hebben op de wereld, op de mensen om zich heen, binnen hun bedrijf of voor klanten. Ik denk dat deze werkwijze daarvoor zorgt. Het boek is niet compleet zonder hier ruimte voor te maken.”

,,Je begint met je werkweek inrichten, maar dat doe je omdat je naar een groter doel wilt toewerken. Dat kan ook kleiner zijn: een wereldreis maken, verhuizen, mijn vader is drumles gaan doen, ik schreef een boek. Dit kan alleen door je werk op orde te hebben en daarna te gaan nadenken: wat wil ik nu eigenlijk? Juist dat ritme om wekelijks even na te denken kan je helpen in je onderneming, bij wat je voor elkaar wilt krijgen om mooiere dingen te bouwen.”

Rick Pastoor – Grip, het geheim van slim werken