In maart 2004 verschenen de eerste berichten over een nieuwe e-mailservice van Google op het internet. Eerst werd gedacht dat het een 1 april grap was. Niet alleen door de datum waarop de dienst gelanceerd zou worden (1 april), maar vooral door de belachelijk grote opslagruimte die je er gratis bij zou krijgen: maar liefst 1 GB. Dat klinkt anno 2022 niet heel veel. Maar in die tijd kreeg je bij een gratis e-mailaccount bij 1 van de andere providers maar een paar MB’s.
Gmail functies.
Met zo’n aanbod kon de lancering van Gmail natuurlijk niet mislukken. En dat deed het ook niet. Sinds de lancering in 2004, zijn miljoenen mensen over de hele wereld Gmail gaan gebruiken. De eerste paar jaren werden steeds meer extra GB’s aan je gratis account toegevoegd. Dat maakte Gmail steeds aantrekkelijker. Maar naast die grote opslagruimte, ontwikkelde Google ook hele fijne functies om je e-mailervaring steeds beter te maken. Tot op de dag van vandaag komen er in Gmail nieuwe tools bij om slimmer met je e-mail om te gaan. In dit artikel bespreken we een aantal van deze functies, zodat je nog productiever de dag door kan.
Tip 1: foutloze e-mails schrijven.
In alle haast willen er nog weleens wat typfoutjes in onze e-mails sluipen. Gelukkig heeft Gmail allerlei opties om dit te voorkomen. Zo kan je in de instellingen aangeven of Gmail je mag helpen met het opsporen van grammatica- en spellingsfouten. Ook kan je in Gmail autocorrect aanzetten zodat Gmail tijdens het typen typfouten corrigeert. En met de Smart Compose functie krijg je tijdens het typen al suggesties. Door de Smart Compose personalization aan te zetten, leert Gmail zelfs wat je schrijfstijl is en krijg je suggesties op basis van de manier waarop je je e-mails schrijft. De functies stel je zo in:
- Settings –> general –> grammar
- Settings –> general —> spelling
- Settings –> general –> autocorrect
- Settings –> general –> smart compose
- Settings –> general –> smart compose personalization
Tip 2: e-mails vanaf een ander e-mailaccount versturen.
Heb je een eigen bedrijf? En heb je daar een e-mailadres voor? Dan kan je Gmail gebruiken om met dat e-mailadres te mailen. Normaal gesproken verstuurt Gmail je e-mails vanaf je standaard adres, dus bijvoorbeeld janjansen@gmail.com. Maar wil je binnen Gmail dat janjansen@mijnbedrijf.com de afzender is, dan kan dat. Doe je zo:
Stap 1: Voeg 1 van je andere e-mailadressen toe
- Open Gmail op je computer.
- Klik rechtsboven op “Instellingen” –> “Instellingen” en vervolgens op “Alle instellingen bekijken”.
- Klik op het tabblad “Accounts” en “Import of Accounts”.
- Klik in het gedeelte “E-mail verzenden als” op “Nog een e-mailadres toevoegen”.
- Vul je naam en het adres in waarvandaan je wil verzenden.
- Klik op Volgende stap en daarna op Verificatie verzenden.
- Voer voor school- of werkaccounts de SMTP-server in (bijvoorbeeld smtp.gmail.com of smtp.yourschool.edu) en de gebruikersnaam en het wachtwoord voor dat account.
- Klik op Account toevoegen.
Stap 2: Bevestig het adres
- Log in op het account dat je hebt toegevoegd.
- Open het bevestigingsbericht dat je van Gmail hebt gekregen.
- Klik de link.
Stap 3: Wijzig het “Van”-adres
- Klik in het bericht op de regel “Van”. (Als je dit niet ziet, klik jeop de ruimte naast de e-mail van de ontvanger.)
- Selecteer het adres om vanaf te verzenden.
Tip 3: Gebruik Gmail offline.
Op dit moment vliegen we niet zoveel. En dankzij de pandemie zijn we ook steeds meer gewend geraakt aan video meetings en hybride werken. Maar als je straks weer voor je bedrijf in een vliegtuig stapt, dan kan het afhandelen van je mail gewoon, ook in de lucht. Gmail kan je namelijk ook offline gebruiken. Je kan je mails lezen, erop reageren en de zoekfunctie gebruiken om oude mailtjes op te zoeken. Allemaal terwijl je geen internet hebt. Goed om te weten: dit is een functie die je alleen kan gebruiken in Chrome.
Schakel Gmail offline in
Zorg ervoor dat je Chrome op je computer hebt geïnstalleerd.
- Ga naar Gmail offline
- Vink ‘Offline e-mail inschakelen’ aan.
- Kies je instellingen, zoals hoeveel dagen aan berichten je wil synchroniseren.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Tip 4: e-mails archiveren of dempen.
Hou je van een lege inbox? Dan ben je niet de enige. Een lege inbox brengt rust en overzicht, waardoor je productiever je dag doorkomt. Wil je je inbox dus opschonen, zonder je e-mails te verwijderen? Dan archiveer of demp je ze. Je gearchiveerde mails worden dan verplaatst naar een label met de naam ‘Alle berichten’. Als je een bericht archiveert komt het bericht terug in je inbox als iemand erop reageert. Demp je een bericht? Dan worden alle antwoorden uit je inbox gefilterd. Je kan het gesprek opzoeken wanneer je maar wil.
Een e-mail archiveren
- Ga op je computer naar Gmail.
- Wijs naar het bericht.
- Klik aan de rechterkant op Archief
Berichten dempen of negeren
- Ga op je computer naar Gmail.
- Open of selecteer een gesprek.
- Klik bovenaan op Meer en daarna op Dempen.
Tip 5: sneltoetsen voor Gmail.
Gmail heeft heel veel sneltoetsen. Handig, want als je die onder de knie hebt bespaar je veel tijd. Je moet de functie aanzetten om deze sneltoetsen te kunnen gebruiken. Doe je zo:
Sneltoetsen inschakelen
- Ga op een computer naar Gmail.
- Klik rechtsboven op “Instellingen” –> “Instellingen” en vervolgens op “Alle instellingen bekijken”.
- Klik op Instellingen.
- Scrol omlaag naar het gedeelte “Sneltoetsen”.
- Selecteer Sneltoetsen aan.
- Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.
Nu je deze functie aangezet hebt, kan je een heleboel sneltoetsen gebruiken. Hieronder vind je een paarfijne, maar voor een volledig overzicht ga je naar Google.
| Actie | Shortcut |
| Nieuw bericht opstellen | c |
| Nieuw bericht in een nieuwe tab opstellen | d |
| Zoek mail | / |
| Zoek chat contacten | g |
| Open het menu “meer acties” | . |
| Open het menu “verplaatsen naar” | v |
| Menu “labelen als” openen | l |
| Hulp voor sneltoetscombinaties openen | ? |
Meer tips & tricks.
We hopen dat je met deze tips meer uit Gmail haalt. Naast Gmail hebben we ook tips voor bijvoorbeeld Microsoft Teams, Outlook en Onedrive/Sharepoint. Die vind je hieronder.
- 5 SharePoint/OneDrive tips: al je documenten altijd bij de hand
- 5 Microsoft Outlook tips: blijf de baas over je mailbox
- Hybride vergaderen: 5 tips voor een soepele meeting
- 5 Microsoft Teams tips om productiever samen te werken
- Met deze 10 Windows shortcuts bespaar je elke dag veel tijd
