Volledig op afstand werken: 10 lessen voor werkgevers.

Wat is volledig op afstand werken?

Vroeger waren werkgevers nogal sceptisch over op afstand werken. Medewerkers zouden er thuis de kantjes vanaf lopen en werktijd gebruiken om de was te doen. Door de coronapandemie werden we gedwongen om thuis te werken. Wat bleek: op afstand werken leidde juist tot productievere medewerkers én zorgde dankzij het wegvallen van de reistijd voor een betere werk-privébalans. Een ander belangrijk voordeel voor werkgevers: de recruitment-vijver wordt dankzij op afstand werken een stuk groter. Buitenlandse werknemers in dienst nemen is met deze manier van werken een stuk laagdrempeliger. Niet gek dus dat op afstand werken tegenwoordig door veel bedrijven omarmd wordt. Bij hybride werken kiezen medewerkers zelf of ze thuis of op kantoor werken. Opereert het bedrijf volledig op afstand, dan is er helemaal geen kantoor meer en werkt iedereen ergens anders.

E-book Microsoft Teams voor Admins.

Wil jij weten hoe je met Microsoft Teams je medewerkers op afstand kunt laten werken? Lees je in dit e-book.

Lees direct

10 lessen voor volledig op afstand werken.

Afgelopen tijd zoomden we met sport-app Relive, software developer Typeqast en camperdeelplatform Goboony in op hun ervaringen met op afstand werken. Voor hen is deze manier van werken een groot succes. Wil je met je bedrijf ook overstappen naar (volledig) op afstand werken? Ontdek hun 10 belangrijkste lessen.

1. Blijf investeren in een goede werkplek.

Een goede werkplek is belangrijk om goed je werk te kunnen doen. Ook als medewerkers niet naar kantoor komen, heb je als werkgever nog steeds de verantwoordelijkheid om te zorgen voor de juiste faciliteiten. Denk aan ergonomisch verantwoorde meubels, een goede computer, een stabiele en snelle internetverbinding en de juiste software. Zorg daarom ook bij (volledig) op afstand werken voor een budget waarmee je medewerkers hun werkplek zelf in kunnen richten.

2. Geef medewerkers de mogelijkheid om op een fysieke locatie te werken.

Thuiswerken is niet voor iedereen de beste optie. Bijvoorbeeld als iemand in een klein appartement of met huisgenoten woont. Daarnaast hebben sommigen er behoefte aan om onder de mensen te zijn en kan thuiswerken leiden tot een gevoel van eenzaamheid. Kies je ervoor om met het bedrijf over te stappen naar volledig op afstand werken, dan is het belangrijk dat je medewerkers wel de mogelijkheid geeft om op een locatie te werken. Huur bijvoorbeeld 1 of meerdere werkplekken bij een gezamenlijke werkruimte (co-working) waar medewerkers terecht kunnen.

3. Hou vast aan de bedrijfscultuur.

De bedrijfscultuur is een belangrijk onderdeel van waarom mensen bij je bedrijf willen werken. Denk aan de interne normen en waarden, de manier waarop collega’s met elkaar omgaan en de structuur van het bedrijf. Ook wanneer je als bedrijf volledig op afstand werkt is het belangrijk om vast te houden aan de bedrijfscultuur. Wees bijvoorbeeld net als Typeqast heel scherp tijdens het selectieproces en zorg voor een goede onboarding van nieuwe medewerkers.  

4. Organiseer regelmatig teamactiviteiten.

Bij volledig op afstand werken is er veel minder spontaan sociaal contact tussen collega’s. Het praatje bij het koffiezetapparaat en de wandeling tijdens de lunch vallen bijvoorbeeld weg. Om het teamgevoel te versterken is het belangrijk om regelmatig teamactiviteiten te organiseren die niets met werk te maken hebben. Denk aan digitale koffiepauzes en spellenavonden. Reserveer ook budget om minstens 1 keer per jaar met het hele team fysiek samen te komen, zodat medewerkers het teamgevoel weer even ervaren. 

5. Waak voor een vergadercultuur.

Spontaan overleggen is er met op afstand werken niet altijd bij. Je loopt tenslotte niet zomaar bij elkaar binnen. De kans bestaat dat er voor elk klein overleg een vergadering wordt ingepland, waardoor agenda’s vastroesten. Zorg ervoor dat medewerkers op een laagdrempelige manier in contact met elkaar kunnen blijven, bijvoorbeeld met een chatprogramma.

6. Houd rekening met de verschillende tijdzones.

Dankzij op afstand werken kan je medewerkers aannemen van over de hele wereld. Maar wil je dat ook? Als medewerkers op afstand werken in het buitenland heb je soms ook te maken met tijdsverschil. Gezamenlijke overleggen plannen is een uitdaging als het voor de ene collega 14 uur en voor de ander 2 uur is. Een oplossing hiervoor kan zijn om net als Relive 1 standaard tijdzone te bepalen en alleen mensen aan te nemen waarbij het tijdsverschil vanaf deze tijdzone maximaal 2 uur is. Zo is er altijd voldoende tijd waarop iedereen aan het werk is.

7. Zorg voor een duidelijke grens tussen werk en privé.

Ja, dankzij het wegvallen van de reistijd wordt de werk-privébalans voor medewerkers beter. Wel is het gevaar van op afstand werken dat de grens tussen werk en privé voor medewerkers vervaagt. Denk aan e-mails lezen tijdens het ontbijt en ’s avonds toch nog even iets afmaken. Hierdoor bestaat de kans dat medewerkers continu met hun werk bezig zijn en langer achter hun computer zitten. Het is belangrijk om hier samen met het team een goede balans voor te vinden en afspraken over te maken.

8. Besteed arbeidscontracten maken uit.

Op afstand werken geeft je de mogelijkheid om medewerkers uit allerlei landen aan te nemen. Houd er rekening mee dat je dan ook te maken hebt met verschillende arbeidswetgevingen. Dit kan het HR-stuk flink complex maken. Besteed het opstellen van arbeidscontracten uit aan een partij die hier voldoende verstand van heeft. Zo voorkom je onaangename verrassingen en weet je zeker dat alles goed geregeld is.

9. Succes valt of staat met duidelijkheid.

Wanneer je overstapt naar volledig op afstand werken is het extra belangrijk om duidelijk te zijn over wat je van medewerkers verwacht. Stuur hierbij op resultaat in plaats van aanwezigheid. Bijvoorbeeld door net als Typeqast en Goboony agile te werken. Hierbij werk je in sprints van 1 tot 3 weken. Aan het begin stel je samen concrete doelen op, wat zorgt voor meetbare resultaten aan het eind van de sprint. Als het resultaat naar wens is, heb je niets te vrezen.

10. Vertrouwen is het codewoord.

Nee, bij op afstand werken heb je niet altijd zicht op wat medewerkers de hele dag doen. Maar dat hoeft ook niet. Op afstand werken werkt alleen als je erop vertrouwt dat medewerkers hun beste beentje voor zetten. Zoals Goobony zegt: ‘Een bedrijf dat volledig op afstand werkt trekt ook medewerkers aan bij wie dat past. Laat je medewerkers vrij, dan geeft dit hen een groot gevoel van verantwoordelijkheid en eigenaarschap. De kans is groot dat ze juist nog wat harder gaan lopen.’