l Mailen doen we elke dag, privé en zakelijk. Maar omdat het online is, kunnen er snel misverstanden ontstaan. Zeker nu we veel thuiswerken. Schrijf je mails daarom altijd met aandacht en controleer naar wie je ‘m stuurt.
1. Onderwerpregel in je e-mail.
Schrijf deze als allerlaatst. Pas als je de tekst af hebt, weet je goed waar je mail over gaat. Het onderwerp is objectief, informatief en kort. Denk aan de 5 w’s: wat, wanneer, waar en waarom. Gebruik er zoveel mogelijk in min mogelijk woorden. Schrijf niet Vraagje, maar PowerPoint presentatie project X aanvullen met bijgevoegde slides.
2. CC en BCC gebruiken.
Houd deze regels aan als het gaat om de ontvangers van je e-mail:
- Aan: de personen van wie je actie verwacht.
- CC: de personen voor wie je het bericht alleen ter informatie opstuurt.
- BCC: een zogenoemde blinde kopie naar andere ontvangers. Niemand kan deze ontvangers zien. Gebruik BCC zo min mogelijk.
3. Hou het kort.
Tijd is geld. Het is dus van belang om efficiënt te schrijven. Hou het kort en bondig. Is je tekst toch te lang? Breng dan structuur aan met tussenkopjes. Wil je meerdere boodschappen doorgeven? Verdeel ze dan over meerdere mails. Dit is beter leesbaar en maakt het voor de afzender én de ontvanger makkelijk om de mail bij het juiste onderwerp te archiveren.
4. Stuur zo weinig mogelijk e-mails met urgent.
Niks is storender dan een mailbox vol urgent uitroeptekens. Maak alleen de mails die echt niet kunnen wachten urgent. Als je het teveel gebruikt, duurt het niet lang voordat mensen er niet meer op letten. Als je dan echt een keer een dringende mail stuurt, nemen mensen het misschien niet meer serieus.
5. Blijf weg van excuses en zwakke termen.
Zinnen als ‘Sorry, dat ik nog een keer vraag om die presentatie, maar….’ of ‘Ik wil niet lastig zijn, maar …’ zijn een risico. Het zorgt namelijk dat je verzoek minder goed overkomt, dus wees duidelijk en gebruik actieve zinnen.
6. Gebruik van reply all.
Niemand wil een mail lezen van 25 mensen met wie ze niks te maken hebben. Deze mails zijn lastig te negeren, omdat bijna iedereen een pop-up melding op zijn scherm krijgt als er een nieuwe mail binnenkomt. Vermijd reply all dus zoveel mogelijk.
7. Gebruik liever geen afkortingen of emoticons.
Gebruik zo min mogelijk emoticons of afkortingen zoals lol. Niet iedereen kent ze namelijk. Ook al vind je zelf dat een smiley je e-mail luchtig maakt, kan het voor de lezer juist sarcastisch overkomen.
8. Check de bijlage.
Soms stuurt de mailer een bijlage. Voorkom dat je onnodige vragen stelt die niet nodig zijn en check altijd de bijlage. En als je zelf naar een bijlage verwijst, vergeet die dan niet toe te voegen. Dit gebeurt vaak en komt slordig over.
9. Afsluiting
Een goede afsluiting wordt nog wel eens onderschat. Na het lezen van de mail moet het voor de ontvanger duidelijk zijn of er iets van diegene wordt verwacht. Aan het einde van de mail kan je een opsomming geven van alle actiepunten of de dingen die je oppakt. En hang daar ook een datum of tijd aan, zo concreet mogelijk.
10. En tot slot: de beller is sneller.
Veel heen en weer mailen over een onderwerp kan voor irritatie zorgen. Merk je dat het e-mailgesprek niet lekker loopt, pak dan je telefoon. Doe dit ook als iets dringend is. De beller is sneller.
Geen onbeantwoorde mails meer.
Met deze e-mail etiquette zorg je ervoor dat voortaan al je mails worden gelezen en beantwoord.