5 miljoen. Zoveel mensen werken achter een beeldscherm. Zij zitten meer dan 5 uur per dag achter een scherm en worden elke dag overspoeld met mails, meldingen, gedachten, reclames, appjes en nieuwsberichten. Ze werken op hun computer met een grote hoeveelheid ingewikkelde informatie in allerlei mappen en submappen waarbinnen het lastig zoeken is. ‘Daar word je moe van en daardoor werk je minder productief’, zegt Martijn Aslander.
Nieuwe generatie informatiegereedschap.
Hij wil daarom ook dat we teruggaan naar de tekentafel en bedenken hoe we medewerkers een nieuwe generatie aan informatiegereedschap kunnen bieden. Maar hoe zorg je dat je mensen dat willen? Hoe wordt het niet de volgende moderne tool die na een paar maanden weer in een donkere la belandt? Aslander antwoordt met een vraag terug: ‘Weet je de pincode van je pinpas uit je hoofd? Juist, dat komt omdat het direct in je belang is om het te onthouden. Dat moeten bedrijven ook voor elkaar zien te krijgen. Dit vraagstuk over hoe om te gaan met informatie, gaat niet over tools. Als jij in een flitsende raceauto stapt, ben je nog geen Max Verstappen. Maar als mensen direct de voordelen merken van het slimmer omgaan met hun informatiekapitaal, zullen ze het gaan doen. Tools zijn slechts de middelen om dat doel te bereiken.’
1200 muiskliks per dag.
Martijn Aslander houdt zich al zo’n 15 jaar bezig met het onderzoeken en verbeteren van de werkende wereld. Hij is onder meer medeoprichter van het platform DigitaleFitheid.nl en co-auteur van het boek Ons werk is stuk. Een belangrijk thema in zijn werk is dat we minder goed werken doordat we slecht om kunnen gaan met digitale zaken.
Een groot deel van de 5 miljoen kennis- en schermwerkers is bijvoorbeeld 240 uur per jaar kwijt aan het zoeken naar informatie op hun harde schijf en klikken dagelijks zo’n 1200 keer op de muis in plaats van sneltoetsen te gebruiken. Dit alles kost tijd en mentale energie, waardoor die medewerker zich niet bezighoudt met waar hij voor wordt betaald: nadenken over moeilijke vraagstukken.
‘Het grappige is: zzp’ers en start-ups weten dit allang’, vertelt Aslander. ‘Zij willen geen meetings en eindeloos mailen, zij willen zinvol werk doen en kunnen daarvoor hun eigen software downloaden en werken op tijden wanneer ze willen. De vele bedrijven die maar blijven klagen dat ze niet genoeg goede mensen kunnen vinden en behouden, snappen maar niet dat als ze dit op orde hebben, het probleem is opgelost.’
Aslander bedoelt met productief zijn trouwens niet een simpel trucje waarmee je zorgt dat je 8 uur achter elkaar werk levert. ‘Dat is zinloos; zo lang kan je helemaal niet focussen. In onze wereld noemen we die stroming productivity porn. Nee, met productiviteit bedoel ik dat je moet kijken hoe je ruimte en tijd voor je werknemers maakt waarin ze mentaal tot rust komen. Dat is enorm belangrijk.’
Wegnemen van schaamte.
Werk aan de winkel dus, maar waar te beginnen? Hoe zorg je dat je medewerkers beter omgaan met hun tijd en informatiestromen? Een misschien verrassende factor is het toegeven van schaamte hiervoor, zegt Aslander. ‘Onderschat niet hoe mensen zich schamen voor het niet goed kunnen omgaan met digitale middelen. Dat zullen ze niet snel van de daken schreeuwen – dat is onderdeel van het concept van schaamte. Maar daardoor hebben managers vaak geen idee.’
Een 1e stap waar managers morgen al mee kunnen beginnen zich bewust worden van de eigen digitale stand van zaken binnen het bedrijf. ‘Hoe jij of je medewerkers dat doen, maakt niet uit. De 1 zal er een boek over lezen, een ander een filmpje kijken of een digitale fitheidstest doen. Als je maar weet waar het over gaat en hoe belangrijk het is.’
Daarna moet iedereen zelf kijken welke manier van werken voor hen geschikt is, zoals de zzp’ers dus al hadden uitgevonden. Als een aantal enthousiastelingen de ruimte krijgt om het werk in te delen zoals zij het zelf willen, kan het volgens Aslander niet anders of het stroomt door naar bredere lagen in de organisatie.
Als het inzicht er is, kan je gaan kijken naar de middelen om die betere omgang met informatie te bereiken. Of zoals Aslander zegt: ‘een nieuwe set aan digitale vaardigheden opdoen’. ‘Je zou het van een garagehouder niet accepteren dat die maar maximaal 4 stuks gereedschap mag gebruiken om je auto te onderhouden. Nou, dat is wel precies wat we 5 miljoen Nederlanders aandoen. Je mag als kenniswerker alleen werken met Microsoft Office, Google Docs, Lotus en e-mail. En die zijn niet geschikt om met grote hoeveelheden informatie om te gaan.’
Eekhoorntjes zonder eikeltjes.
Het probleem bij die veelgebruikte software is dat de informatie niet verbonden is met elkaar. Volgens Aslander zou het heel veel tijd en energie schelen als al die informatie wel verbonden zou zijn.
‘Wat als een accountmanager in een halve minuut al zijn opdrachtgevers van de afgelopen 10 jaar kan opzoeken, inclusief contactgegevens en waar diegene nu werkt? Wat als je met 1 knop alle eindconclusies van de afgelopen 5 jaarverslagen naast elkaar zou kunnen zien? Dat zou helpen in het maken van betere beslissingen en het bewaren van overzicht. Nu liggen al die brokjes informatie begraven in documenten en mappen op onze harde schijf. We zijn eekhoorntjes geworden die hun eikeltjes niet meer kunnen vinden. Korter kan ik het niet samenvatten.’
Het goede nieuws volgens Aslander is dat deze transformatie helemaal niet veel geld hoeft te kosten. ‘Je hebt er geen grote investeringen voor nodig. Wel tijd, aandacht en geduld.’
En wat te doen met mensen die het wel prima vinden om te werken met Word en Excel en hun harde schijf vol mapjes? ‘Oh, dat mag hoor. Alleen dan moet je niet klagen over dat je het zo druk hebt. Wat dat betreft hebben we jarenlang de verkeerde kant opgekeken. We hebben 1001 oplossingen bedacht met mooie IT-systemen en nieuwe software die ons zou helpen, maar daar zit het ‘m niet in. Als we in IT meer naar de I van informatie in plaats van de T van technologie zouden kijken, zou de wereld er al heel anders uit zien.’
