Copilot in Teams: tips om meer uit Teams te halen.

Makkelijker en slimmer werken doe je met Copilot, de handige AI-tool van Microsoft. We schreven er al meerdere artikelen over. In deze serie delen we tips voor het gebruik van Copilot in verschillende programma’s van Microsoft zoals Word, Excel en PowerPoint. Zo helpen we je om er nog meer uit te halen. In dit artikel kijken we wat er allemaal kan met Copilot in Teams; de tool voor communiceren en samenwerken met je collega’s.

Lees onze eerdere artikelen als je benieuwd bent naar tips voor Copilot in Word of Copilot in PowerPoint.

Dit doet Copilot in Teams.

Met Copilot in Teams kan er veel. Deze slimme AI-assistent helpt je bijvoorbeeld door samenvattingen te maken van een vergadering. Kan meteen tijdens de meeting of daarna. Ook kan Copilot notities of een lijst met actiepunten maken, vragen beantwoorden en teksten inkorten of herschrijven. Vertellen we je meer over.

1. Een goede start van je werkweek.

Nieuwe e-mails doornemen, kijken welke vergaderingen je allemaal hebt en je taken op een rij zetten. Aan het begin van je werkweek komt er vaak veel op je af. Copilot helpt je met het krijgen van meer overzicht. Hoe? Door 1 simpele opdracht te geven: ‘help me om mijn week te starten.’ Als je dit intypt in Copilot in Teams, neemt de slimme AI-assistent al je e-mails en je agenda snel voor je door. Met deze informatie geeft die je een overzicht van al je afspraken die week. Als je daarna de vraag stelt ‘Hoe bereid ik me voor op mijn meetings?’, krijg je een handig overzicht met alle documenten om door te nemen voor je vergaderingen. 

2. Snel op de hoogte in een vergadering.

Veel mensen maken het wel eens mee: je vorige vergadering liep uit, waardoor je een paar minuten te laat komt in de volgende. Vanaf nu hoef je je teamleden niet meer te vragen om je bij te praten. Dat doet Copilot voor je. Stel de vraag ‘Wat heb ik gemist?’ en Copilot geeft je supersnelsnel een samenvatting van alles wat tot dan toe is gezegd. Handig. Aan het einde van de vergadering kan de AI-assistent ook een samenvatting van de hele meeting voor je maken. En een lijst van actiepunten opstellen, met daarbij een overzicht van wie die actiepunten oppakt. Zo hoeft niemand meer aantekeningen te maken tijdens de meeting.

3. Slimme samenvatting van je chatberichten.

Als je terugkomt na een vakantie of een paar dagen vrij, heb je meestal veel chatberichten in Teams. Vooral in groepsgesprekken kan het hard gaan. Al die berichten doorlezen kost veel tijd. Hoeft niet meer met hulp van Copilot in Teams. Open Copilot in een groepschat, kies de optie Meer prompts en daarna highlights van de laatste 7 dagen. Copilot neemt het gesprek door en geeft je een samenvatting en een lijst van actiepunten van de afgelopen dagen. Als je wil, kan je de lijst om laten zetten in een tabel. Zo heb je nog meer overzicht.

4. Geen ongemakkelijke stiltes meer.

Vergaderingen zijn dé plek om bestaande en nieuwe ideeën te bespreken met je collega’s. Toch kan het gebeuren dat het stilvalt tijdens een gesprek. Ook dan kan Copilot je helpen. Stel de vraag ‘Welke vragen kan ik stellen om meer ideeën te krijgen?’. Copilot gaat snel het transcript door en leest wat er tot dan toe allemaal is besproken. Met die informatie doet Copilot voorstellen voor nieuwe vragen. Zo kunnen jij en je collega’s met nieuwe input door met jullie gesprek.

5. Zet je berichten altijd in de juiste toon.

Met je directe collega praat je vaak anders dan met je leidinggevende. Betekent dat je een e-mail of Teamsbericht aan je directe collega in een andere toon schrijft. Copilot kan je daarbij helpen. Schrijf je bericht in Teams en vraag de slimme AI-assistent om het in een professionele, of juist meer informele toon te zetten. Kan gewoon als 1 lange zin of in bulletpoints. Copilot maakt er zelf een kloppend bericht van. Ook handig: de AI-assistent doet gelijk een spellingscheck voor je. Zo weet je zeker dat er geen taalfouten in je bericht zitten. Vragen om een lang bericht voor je in te korten, kan ook.

Tips om het maximale uit Copilot in Teams te halen.

• Geef hele duidelijke opdrachten. Hoe beter de informatie is die je geeft, hoe beter het antwoord is dat je krijgt. Zorg dus dat je altijd heel duidelijk tegen Copilot bent. Vraag niet ‘Hoe krijg ik dit gesprek weer op gang?’. Beter is ‘Welke vragen kan ik stellen om nieuwe ideeën te krijgen?’.
• Check samenvattingen en berichten, en pas ze aan. Copilot is een slimme AI-tool die veel kan. Maar net als een mens, kan de tool ook fouten maken. Check daarom altijd een samenvatting of bericht voordat je het verstuurt. Zo weet je zeker dat er geen fouten in zitten en dat alles wat je wil zeggen erin staat.

Meer handige Copilot tips.

De komende maanden geven we je op de Odido Business Blog meer handige tips over hoe je met Copilot meer uit Microsoft Office programma’s kan halen. Hieronder vind je een overzicht van die tips. De artikelen die al gepubliceerd zijn, kan je meteen lezen. De andere komen er binnenkort aan.

• Copilot in Word: tips om slimmer met Word te werken.
• Copilot in PowerPoint: tips om AI voor je te laten werken.
• Copilot in Excel: slimmer werken in je favoriete spreadsheet programma.
• Copilot in Teams: tips om meer uit Teams te halen.

Beeld: Odido