Mark Tigchelaar is psycholoog, mede-oprichter van Focus Academy en schrijver van onder andere het boek Focus AAN/UIT. Bij Focus Academy helpt hij vooral ondernemers om niet meer afgeleid te raken in een wereld vol afleiding. Focus Academy bestaat al 18 jaar. In die tijd hebben Mark en zijn partners al meer dan 100.000 mensen wereldwijd opgeleid en geholpen.
Apps voor Ondernemers.
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken. Lees snel het gratis e-book.
Lees direct
Mark, voor wie is Focus Academy?
Apps voor Ondernemers.
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken. Lees snel het gratis e-book.
Mark: ‘Met Focus Academy richten we ons vooral op ondernemers. En dan bedoel ik ondernemers in de breedste zin van het woord. Van zzp’ers tot mensen met een midden- en kleinbedrijf en zelfs grote corporates zoals Achmea. Eigenlijk richten we ons vooral op mensen zoals jij en ik. Mensen die veel met een computer werken en die dus de hele tijd prikkels binnenkrijgen van die computer, maar ook van bijvoorbeeld (meldingen op) hun telefoon. Wat ik heel leuk vind aan mijn vak is dat je veel verschillende mensen en bedrijven tegenkomt. Je krijgt overal een kijkje in de keuken. En weet je wat het grappige is? We zijn allemaal hetzelfde. Een marketeer heeft een totaal andere baan dan een accountant, maar kan qua afleidingen wel tegen precies dezelfde dingen aanlopen. Wat wij doen is helpen met focus. Focus is een middel voor rust, overzicht en controle. Als je je focus onder controle hebt, word je niet meer geleefd door de waan van de dag. Je stuurt jezelf. Hierdoor krijg je rust, overzicht en controle in de hectiek.’
Wat zijn de grootste afleiders?
Mark: ’Over het algemeen zijn afleidingen onder te verdelen in 4 categorieën. De 1e is telefoon en chats. Daarmee bedoel ik afleiding in de vorm van te veel belletjes, te veel mails en te veel chats. Categorie 2 zijn de interne prikkels, oftewel, je eigen hoofd. Voor de meeste mensen is dat de grootste afleider. Daarnaast heb je in categorie 3 te weinig brandstof, oftewel te weinig energie. Dat kan te weinig fysieke energie zijn, maar ook te weinig energie in je hoofd. En de laatste 4e categorie afleider is te weinig uitdaging of te weinig prikkeling. Stel je voor dat ik nu heel langzaam ga praten, dat prikkelt je niet, waardoor je snel bent afgeleid. Deze 4 categorieën noemen wij bij Focus Academy de 4 concentratielekken. Om grip te krijgen op je dag en daarmee op je werk, is het doel om deze 4 concentratielekken te dichten. Als je de lekken namelijk niet dicht, ben je eigenlijk een beetje overgeleverd aan de waan van de dag en denk je aan het einde van je werkdag: ik ben heel druk geweest, maar wat heb ik nu eigenlijk gedaan? Een keertje is dat niet erg, maar als dit structureel gebeurt dan gaat er iets mis.’
Wat is jullie methode voor het dichten van de concentratielekken?
Mark: ’We voeren eerst een test uit waarmee we bepalen welk van de 4 concentratielekken voor jou geldt. Begrijp me niet verkeerd: iedereen heeft ze alle 4, maar ze zijn nooit allemaal even dominant. Zodra we weten welk lek, of welke lekken eruit springen, maken we een persoonlijk focusplan. Wat voor persoon A werkt, werkt namelijk niet voor persoon B en andersom. De ene persoon zegt bijvoorbeeld: je moet al je notificaties uitzetten. Ik persoonlijk zou daar knettergek van worden en zou steeds op mijn laptop of telefoon gaan kijken om te zien of ik niets heb gemist.’
Kan je wat algemene tips geven voor ondernemers voor het krijgen en houden van (meer) focus?
Mark: ‘1 losse tip is nooit het antwoord. Zoals ik al zei, werken niet alle tips voor alle personen. Maar daarnaast is (meer) focus krijgen een samenspel van het dichten van alle 4 de concentratielekken. Er zijn natuurlijk wel een aantal wetmatigheden, dus ik zal proberen om toch wat tips te geven’
Tip 1: probeer het aantal wissels op een dag te minimaliseren.
’Elke keer dat je wisselt van een taak of project of elke keer dat je aandacht geeft aan een binnenkomend mailtje of appje, worden je hersenen als het ware in tweeën gesplitst. Een deel van je hoofd blijft hangen bij de vorige taak of bij de onderbreking. Begin je aan een nieuwe taak? Of ga je verder met de taak waar je mee bezig was toen het mailtje of appje binnenkwam? Een deel van je hoofd is nog bezig met het loskomen van die vorige taak of onderbreking. Na een onderbreking duurt het gemiddeld 20 minuten om weer terug te komen in de flow waarin je zat. Veel hè? Pas na die 20 minuten werken je hersenen weer op je totale denkniveau. Hoe minder wissels je maakt op een dag en hoe minder onderbrekingen je krijgt, hoe beter.’
‘Wat goed kan werken is themadagen. Neem bijvoorbeeld maandag als administratiedag, dinsdag als marketingdag, op woensdag ga je aan de slag met nieuwe klanten en projecten, op donderdag plan je al je meetings en op vrijdag houd je je bezig met sales. In plaats van op dagniveau kan je ook werken op dagdeelniveau. Hoe meer je bundelt en hoe minder wisselingen je maakt, hoe beter. Per dag, of dagdeel ruim je tijd in voor je e-mail en WhatsApp. Bijvoorbeeld een (half) uur ‘s ochtends en een (half) uur ‘s middags.’
Tip 2: doe niet te veel dingen.
‘Dit is vaak lastig voor ondernemers. Over het algemeen zijn ondernemers ontzettend creatieve mensen met veel verschillende ideeën. Lang niet al die ideeën zijn interessant of bruikbaar, maar een deel is dat absoluut wel. Hoe meer ideeën je hebt, hoe meer versnipperd je raakt. Dat haalt de snelheid van het uitvoeren van je ideeën gigantisch onderuit. Wees daarom selectief en focus je op 1 doel per keer. Niet 2, niet 3, maar 1. Dat kan een doel zijn wat je in een paar weken of in een kwartaal wilt behalen, maar ook een doel waar je wat meer tijd voor uit moet trekken. Bepaal een termijn voor het behalen van je doel en besteed daar je tijd, geld en andere bronnen aan. Een doel hoeft niet altijd groot te zijn. Je kan een groter doel heel goed opsplitsen in kleine stukjes. We noemen dat ook wel minimized project switching of most important tasks. Bepaal wat je belangrijkste taak of doel is voor een dag, week of maand en focus je daarop.’
Tip 3: wees een dagdeel onbereikbaar.
‘Om focus te hebben is het noodzakelijk om een aantal momenten op de dag onbereikbaar te zijn. Zo voorkom je dat je wordt afgeleid door belletjes, appjes en mailtjes. Die onbereikbaarheid regel je niet door gewoon je telefoon of notificaties uit te zetten. Ga een stap verder. Als ik bijvoorbeeld een nieuw boek aan het schrijven ben, zet ik standaard een out-of-office-reply aan op mijn e-mail. Daar staat in dat ik bezig ben met mijn nieuwe boek en daarom tijdelijk onbereikbaar ben. Is het superdringend? Bel me dan even. Zo niet, dan beantwoord ik je bericht na 14 uur vanmiddag. Duidelijk. Degene die de mail leest weet waar hij aan toe is en ik heb mijn rust.’
‘In een bedrijf waar je met collega’s werkt, kan je kiezen voor de taking turns methode. Spreek met elkaar af dat je om de beurt voor een bepaalde tijd, bijvoorbeeld een uur, de telefoon opneemt. Zorg ervoor dat de telefoon na dat uur automatisch wordt doorgeschakeld naar de volgende persoon en je hebt er geen omkijken meer naar. Zo ben je altijd bereikbaar en hebben jullie de rust en ruimte om te werken aan een bepaalde taak. Vind je dit lastig? Denk dan maar zo: een chirurg in het ziekenhuis wordt ook niet gevraagd om de voordeur van het ziekenhuis in de gaten te houden als hij aan het opereren is. Moet hij dat wel doen? Dan klopt er iets niet in het systeem.’
Goede tips Mark. Kan je ons als laatste ook vertellen wat je kan doen als je al een tijdje goed bezig bent, maar toch je focus verliest en weer terugvalt in oude patronen?
Mark: ‘Het aanleren van nieuwe gewoontes kost tijd. Gun jezelf dus eerst die tijd en verwacht niet dat je van de ene op de andere dag resultaat ziet. Om gedragsveranderingen aan te leren, gebruiken we de methode tiny habits. Dit is een systeem wat op de Amerikaanse universiteit Stanford is ontwikkeld en wat wetenschappelijk gezien de beste methode is voor blijvende gedragsverandering. Als je bij ons een training volgt, leer je allereerst je eigen brein goed kennen. We zoeken samen uit hoe je hoofd werkt. Op basis daarvan maken we een persoonlijk focusplan en ontwikkelen we persoonlijke focusgewoontes, habits dus. De kans op terugval is daardoor een stuk kleiner. Merk je dat je toch weer in oude gewoontes begint te vervallen? Stel jezelf dan de vraag welke van de 4 concentratielekken de boosdoener is. Ben je bijvoorbeeld veel aan het piekeren of toch weer tussendoor mails aan het beantwoorden? Als je weet welk concentratielekhet is, kan je dit lek gericht dichten. Als je geen focus (meer) hebt, is altijd 1 van de 4 lekken of een combinatie van lekken de oorzaak.’
Apps voor Ondernemers.
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken. Lees snel het gratis e-book.