Om uitstelgedrag bij je medewerkers te voorkomen, serveert Business Blog je zes tips die je helpen om hen beter te managen op het gebied van thuiswerken. En om afleidingen te vermijden.
1. Prioriteren is key
Er zijn ontelbaar veel afleidingen als je vanuit huis werkt. Een vaatwasser die uitgeruimd moet worden, een serie op Netflix die je wilt afkijken of je smartphone die constant push-berichten stuurt. Door al die prikkels zijn je werknemers sneller afgeleid. Curt Steinhorst, auteur van het boek ‘Can I Have Your Attention?’ zei hierover: “Afleiding is eigenlijk alleen maar verwarring over wat belangrijk is.” Medewerkers die geneigd zijn constant te multitasken hebben geen korte concentratieboog, maar moeten werken aan hun prioriteringsvaardigheden. Zorg ervoor dat zij hun belangrijkste taken aan het begin van de dag oppakken en houd hier grip op door sturing te geven. Dit doe je bijvoorbeeld door op vaste moment(en) in de week een persoonlijke check-in in te plannen, om te vragen hoe het gaat met de taken. En waar de medewerker behoefte aan heeft als hij tegen zaken aanloopt.
2. Een goede tijdsplanning is van belang
Taken prioriteren is lastig als er veel op het bordje van je medewerker ligt. Door samen met hem/haar een realistisch tijdpad voor de taken uit te stippelen, helpt dit diegene overzicht te krijgen. Als je de dag opsplitst in tijdsvakken, is de kans op afleiding een stuk minder. In het Business Blog artikel ‘Hoe thuis werken met deze 10 apps stukken eenvoudiger wordt’ wordt een aantal apps uitgelicht die de medewerker helpt om gefocust te blijven, projecten overzichtelijk te maken en om bij te houden hoeveel tijd het kost om werk af te krijgen.
3. Energizer voor de hersenen
Het is prima om wat tijd te nemen, voordat je aan de slag gaat met het afvinken van je takenlijst. Als je de hersenen een beetje opwarmt voordat je je op die vervelende klus stort, voel je je meer gemotiveerd en minder verleid door afleiding. Begin de dag met je medewerkers dan ook met een energizer. Aaron Britt, die het redactieteam van meubelontwerper Herman Miller leidt, vertelt dat hij en zijn collega’s de dag altijd beginnen met een paar rondes van een woordspel, voordat ze in hun to-do’s duiken.
4. Stuur op resultaat
Als manager ben je gewend om te zien wanneer je collega’s werken en wanneer niet. Nu ze thuiswerken, ben je wellicht geneigd om te controleren of ze echt werken onder kantoortijden. Doe dit niet: stuur niet op aanwezigheid, maar op resultaat. Geef je medewerkers de vrijheid om te werken wanneer zij zich fit voelen of de ruimte thuis hebben om te focussen. En ook om pauze te nemen als ze geen inspiratie hebben. Zo wordt de werktijd juist efficiënt gebruikt.
5. Stille tijd invoeren
Om ervoor te zorgen dat iedereen zich kan focussen op de individuele taken, kun je ervoor kiezen een ‘stille-tijd’ in te voeren. Binnen de afdeling of binnen het team spreek je met elkaar af om een bepaalde tijdsperiode elkaar niet te storen. De ideale tijd om deze ‘stille-tijd’ in te voeren is het eerste uur (of eerste uren) van de werkdag. In deze tijd kan de medewerker werken aan de belangrijkste taken. Dit heeft ook een positieve invloed op de drang om te multitasken.
6. Stimuleer het nemen van pauzes
Net zoals er momenten zijn waarop de medewerker op zijn best is, zijn er momenten waarop er weinig uit zijn handen komt. Het is belangrijk om op te letten wanneer het tijd is om te ontspannen, omdat je lichaam tijd nodig heeft om te resetten voor de productievere uren.
Een goede pauze nemen, verhoogt de productiviteit ook aanzienlijk. In het Business Blog artikel ‘De wetenschap achter een goede pauze nemen’ wordt de magische verhouding tussen werk en rust uitgelicht met een slimme tactiek.
Productief blijven
De definitie van productiviteit maakt door de komst van corona en het moeten thuiswerken een transformatie door. De ene medewerker gedijt bij het thuiswerken, terwijl de andere medewerker het lastig vindt om zich te kunnen focussen. Met deze tips hopen we dat jij je medewerkers op afstand kunt helpen om productief te blijven.