In 5 stappen naar een data-driven organisatie

1. Check of data driven wel bij je strategie past

Als je ervoor kiest data leidend te laten zijn in je organisatie, heeft dat consequenties voor je strategie, je werknemers, je processen: alles eigenlijk.

Robert de Vries (Salesmanager IoT) en Martin van der Pol (CTO IoT & Innovations) van T-Systems krijgen diverse ondernemers aan tafel. “Hun vragen variëren van ‘we moeten wat met data’ tot bedrijven die al bij een adviesbureau zijn geweest en heel specifieke wensen hebben”, aldus Van der Pol. “Hoe kan onze expertise aansluiten op die diverse wensen? Vaak gaat het om IT-vraagstukken, want dat is waarin wij zijn gespecialiseerd. Geregeld vragen we er ook partners bij met weer een eigen expertise, zodat we meteen met een compleet team om tafel zitten.”

Volgens de twee trekt bijna geen enkel bedrijf de waarde van data meer in twijfel. De Vries: “Bedrijven weten dat ze er hun processen, mensen en dienstverlening mee kunnen verbeteren. Maar als je dat wilt, moet je het niet alleen vanuit de technische laag in het bedrijf doen. Ook op tactisch en zeker op strategisch niveau moet een directie achter het principe data driven staan. Data als fundamenteel onderdeel van besluitvorming, in plaats van onderbuikgevoel. Een meer data-gedreven analytische cultuur moet worden ingericht in organisaties en opgenomen in de bedrijfsstrategie en visie naar de toekomst!”

Zorg dat je databeleid wordt gedragen door je strategie. Ook het doel moet duidelijk zijn. En dat hoeft niet altijd ‘meer conversies’ of ‘een grotere omzet’ te zijn. ‘Zoveel mogelijk leren’ is ook een doel, dat uiteindelijk voor al je bedrijfsprocessen positieve gevolgen kan hebben.

Het helder hebben van een duidelijk strategisch doel, is van groot belang voor stap 2:

2. Maak nuttige data toegankelijk

Goed nieuws: als bedrijf – hoe klein je ook bent – zit je op een berg data. Onderdelen die in elke onderneming op de een of andere manier terugkomen, produceren die data: finance, klanten, marketing & sales, medewerkers, operationele processen, de supply chain en social responsibility. Gemiddeld heeft een bedrijf tussen de 75 en 100 data-KPI’s.

Het is belangrijk om te bepalen welke data nuttig zijn om je doelen te bereiken. Ligt de focus op je supply chain of op online marketing? Als dat helder is, bepaal je welke data-KPI’s het beste beeld geven van de huidige situatie ten opzichte van je doel. Die KPI’s kun je vervolgens combineren met andere data om nieuwe inzichten te krijgen. Dat kan interne data zijn, bijvoorbeeld over je inkoop, maar ook informatie over cookies en gegevens die klanten achterlaten op je website. Daarnaast zijn er ook externe data die je kunt combineren. Dit voorkomt een teveel intern gerichte analyse van data.

Het wordt steeds makkelijker om al die data te koppelen en inzichtelijk te maken door middel van gebruiksvriendelijke software, die steeds sneller werkt. In plaats van elke maand, krijg je elke dag reports. Die systemen en software zorgen ervoor dat aanpassingen op alle lagen gemaakt en voor weinig geld geïmplementeerd kunnen worden. Ze maken het ook makkelijker voor alle medewerkers om inzicht te krijgen in data en er zelf hun gedachten op los te laten: data democratization.

3. Zorg dat je organisatie erop is aangepast

“Stel, een IT-afdeling in een bedrijf heeft data voorhanden over het gebruik van ruimtes in een gebouw. Die zouden dan geïntegreerd moeten zijn in het planningssysteem dat de schoonmakers gebruiken, zodat zij kunnen zien of de betreffende ruimte schoongemaakt moet worden.”

Van der Pol illustreert met dit voorbeeld hoe belangrijk het is dat data voor iedereen voorhanden zijn en dat er samenwerking moet zijn tussen afdelingen.

Ook belangrijk is het om te kijken naar wat partners doen. De Vries: “Een tijdje geleden hebben we een oplossing ontwikkeld voor een koffiebrander. Die gaf apparaten zo ongeveer weg aan klanten, want hij wilde zijn koffie verkopen. Wij hebben toen een methode ontwikkeld om zo’n apparaat te laten meten hoeveel kopjes van welke koffie worden gezet. Die aantallen werden afgezet tegen de inkooporders, dus het bedrijf kon dan zien of de ‘juiste koffie’ gezet werd. Maar die automaten kwamen natuurlijk ook uit een fabriek, die daar eigen software voor gebruikte. Toen daar een update op volgde, konden die apparaten plotseling niks meer meten. Reden: de verschillende soorten software matchten niet.”

Van der Pol: “Een typisch voorbeeld waarbij alleen vanuit techniek is gekeken naar de mogelijkheden met data, niet organisatiebreed en op strategisch niveau. Het illustreert ook: als je er niet goed over hebt nagedacht en niet iedereen hebt meegenomen, dan kan het misgaan.”

4. Vraag je af of je data wel mág gebruiken

Extra belangrijk is het om security een integraal onderdeel te maken van je datastrategie. De Vries: “Als je de data security officer niet meeneemt in projecten rond digitalisatie en datastrategie, dan is zijn eerste vraag: ‘Gooi jij mijn hele systeem in de war? Hoe veilig zijn je plannen? Kan ik gehackt worden? Zijn we GDPR-complient?’

Anders gezegd: goede governance – regels en richtlijnen over hoe een bedrijf met data en analyses omgaat – is van cruciaal belang om data driven te worden.”

5. Begin klein

De Vries: “Als je voorgaande stappen hebt doorlopen, begin dan met een pilot. Ga bijvoorbeeld data analyseren die er al zijn. En schaal vervolgens langzaam op”, aldus De Vries.

Als voorbeeld noemt hij een doe-het-zelfzaak die gereedschap uitleent. “Die doet dat dan voor bijvoorbeeld een dag, maar er wordt eigenlijk niet gekeken naar reëel verbruik. En een periode van verbruik is een andere kostenpost dan het aantal kéren dat je iets gebruikt. Dat kun je meetbaar maken met IoT, en daar kun je vervolgens je businessmodel op aanpassen. Dan krijg je een pay-as-you-go-achtige service.”

Uiteindelijk zitten er duidelijke voordelen aan data driven zijn: je bent als onderneming meer agile, efficiënter en effectiever. Maar dat word je niet van de ene op de andere dag, en weinig bedrijven bereiken het zonder hulp. Vandaar nog één belangrijke extra stap:

Vraag hulp

De Vries “T-Systems kan de regie nemen: wat kunnen wij doen, welke andere partijen heb je nodig. We ontzorgen ondernemers.” Van der Pol: “Het is belangrijk om je te realiseren dat een oplossing uiteindelijk altijd businesskritisch wordt. En daar ligt onze expertise: we zorgen voor het best mogelijke beheer van businesskritische systemen.”

Meer weten? Maak een afspraak! We ontvangen u graag in ons T-Systems Innovatiecentrum.