Een bedrijf starten in 10 stappen: Waar moet een ondernemer allemaal aan denken?

Gefeliciteerd, je hebt besloten om voor jezelf te beginnen of overweegt dat binnenkort te gaan doen. Wat komt er allemaal kijken bij het starten van een eigen bedrijf? We zetten de belangrijkste 10 stappen overzichtelijk voor je op een rijtje.

1. Schrijf een ondernemingsplan

Zelfs als je geen economische achtergrond hebt, is het belangrijk een eenvoudig ondernemingsplan op te stellen als je je eigen zaak begint. In het ondernemingsplan neem je onder meer een concurrentieanalyse op: je onderzoekt bijvoorbeeld hoeveel andere bedrijven dezelfde producten of diensten aanbieden in jouw omgeving. Informatie hierover vind je bij de KVK, het CBS of Economisch Bureau van diverse banken.

Maak ook een financieel plan. Dit is een begroting van wat je in je eerste jaar verwacht te gaan omzetten en wat je kosten zijn. Die kosten kun je het eerste jaar zo laag mogelijk houden. Een bedrijfsruimte is bijvoorbeeld vaak pas nodig als je bedrijf groeit.

Denk ook na over zaken als marketing en promotie. Hoe ga je je bedrijf aan de man brengen bij je doelgroep? Via welke kanalen?

2. Kies een rechtsvorm

Wat voor bedrijf ga je straks beginnen? In Nederland heb je verschillende rechtsvormen waaruit je kunt kiezen. De meeste starters kiezen voor een eenmanszaak (ook wel ‘freelance’ of ‘zzp-er’). Start je een bedrijf samen met andere zelfstandigen, dan kan een VOF voor jou mogelijk interessant zijn. Verwacht je direct een hoge omzet, wil je personeel aannemen of je bedrijfsadministratie direct goed loskoppelen van je privé-financiën? Dan is een bv voor jou de beste optie.

Op de website van de KVK en Belastingdienst vind je meer informatie over de verschillende rechtsvormen en welke het beste bij jou past. Je kunt ook een financieel adviseur in de arm nemen.

3. Kies een naam voor je bedrijf

De naam die je kiest voor je bedrijf, is een belangrijke keuze. Realiseer je dat deze naam overal op komt te staan en door klanten in de mond wordt genomen. Kies dus een naam die makkelijk uit te spreken en spellen is.

Let er ook op dat je bedrijfsnaam uniek is. De KVK staat niet toe dat er meerdere bedrijven met dezelfde naam bij elkaar in de buurt opereren. Kijk ook of de domeinnaam van je gekozen naam nog vrij is. Is de .nl al weg, dan kun je wellicht een .com of .co site registreren. En in sommige gevallen kun je de huidige eigenaar een mailtje sturen met de vraag of hij of zij de domeinnaam wellicht wilt doorverkopen.

4. Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel

Het moment dat je bedrijf echt officieel bestaat, is het moment dat je deze laat inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Hiervoor maak je een afspraak op het KVK-kantoor in jouw woonplaats. Zorg dat je van tevoren weet welke rechtsvorm je kiest, in welke branche je opereert en wat de naam van je bedrijf wordt. Het inschrijven kost eenmalig €50.

Wil je een bv oprichten? Dan zul je hiernaast ook een afspraak met een notaris moeten maken voor het aanmaken van een oprichtingsakte.

De KVK zorgt ervoor dat jouw bedrijf wordt doorgegeven aan de Belastingdienst. Je hoeft je hier dus niet apart voor in te schrijven. Je KVK- nummer krijg je direct mee naar huis. Een BTW-nummer krijg je binnen een week opgestuurd van de Belastingdienst.

5. Stel een modelovereenkomst op

Sinds het oude systeem van de VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) is verdwenen, ben je als ondernemer verplicht om samen met je opdrachtgever een modelovereenkomst op te stellen. In dit document staat onder meer welke werkzaamheden je gaat verrichten en wat de afspraken zijn rondom deze werkzaamheden.

Belangrijk voor de Belastingdienst is dat duidelijk is dat er tussen jou en de opdrachtgever geen sprake is van een verkapt dienstverband. Als dit het geval is, zou de opdrachtgever jou namelijk in dienst hebben en loonheffing moeten betalen. Om gedoe hierover achteraf te voorkomen stel je een modelovereenkomst op. Voorbeelden van een modelovereenkomst vind je op diverse plekken online, maar ook op de site van de Belastingdienst.

6. Richt je administratie in

Als ondernemer heb je administratieplicht. Dit betekent dat je een overzicht van je zakelijke inkomsten, uitgaven en gewerkte uren moet kunnen overleggen als de Belastingdienst hierom vraagt. Wil je aanspraak maken op bepaalde belastingvoordelen voor (startende) kleine zelfstandigen? Dan zul je aan het urencriterium van 1225 uur per jaar moeten voldoen. Hieronder valt alle tijd die je in je bedrijf stopt. Dus ook marketing en congressen. Het is handig om je gewerkte uren bij te houden in een Excel-document.

Ook je inkomsten en uitgaven zul je zelf goed moeten bijhouden. Voor de facturatie naar klanten zou je gebruik kunnen maken van een eenvoudig boekhoudpakket als Moneybird of een van deze handige boekhoud-apps. Een keer per kwartaal verzamel je alle uitgaven en inkomsten in een map (kan ook digitaal, bijvoorbeeld met een scanner-app). Als ondernemer kun je de BTW terugvragen door BTW-aangifte te doen. Deze mag je verrekenen met de door jou geheven BTW op eigen facturen.

7. Open een zakelijke rekening

Het is handig om je zakelijke inkomsten niet te laten vermengen met je privé-inkomsten. Open daarom een aparte zakelijke rekening voor je bedrijf. Dit rekeningnummer vermeld je op uitgaande facturen. Diverse banken bieden een starterspakket speciaal voor beginnende ondernemers.

Houd er rekening mee dat als je BTW-plichting bent, je 21% van je bruto-inkomsten aan het eind van elk kwartaal aan de Belastingdienst moet betalen. Zet dit bedrag dus apart, zodat je niet voor betalingsproblemen komt te staan. Je mag dit verrekenen met BTW die je zelf te veel hebt betaald.

Aan het eind van een boekjaar ben je verplicht om inkomsten- of vennootschapsbelasting te betalen over je winst. Zet hier dus ook altijd een deel van je inkomsten voor opzij.

8. Waar vestig je je bedrijf?

Werken kan tegenwoordig overal. Daar hoef je echt geen vaste werkplek meer voor te hebben. Toch is het handig om na te denken over een vestigingsplek van je onderneming. Bij de KVK en Belastingdienst moet je adresgegevens van je zaak opgeven. Is dit je thuisadres of sluit je je aan bij een bedrijfsverzamelgebouw waar je ook post kunt ontvangen?

Voordeel van deze laatste oplossing is dat je vaak ook gebruik kunt maken van andere faciliteiten, zoals een receptionist en vergaderruimtes. Flexplekken in dit soort panden kosten vaak tussen de €150-€350 per maand. Vraag rond of in jouw gemeente een dergelijk initiatief bestaat.

Werk je veel op locatie of ben je vaak onderweg? Overweeg dan ook eens de mogelijkheden van een vast nummer op je mobiel. Zo heb je als bedrijf wel de professionele uitstraling van een vast adres, en de flexibiliteit van overal je (vaste) telefoon kunnen beantwoorden of (automatisch) doorverbinden naar een collega of assistent.

9. Denk na over privacy en security

Sinds de nieuwe privacywet in mei 2018 van kracht werd, moet elke ondernemer nadenken over het veilig behandelen van persoonsgegevens. Denk aan de gegevens van je personeel, maar ook aan die van je klanten. Als je data verwerkt moet je altijd een gebruikersovereenkomst sluiten met je opdrachtgever. Meer over GDPR en hoe je hier als ondernemer goed rekening mee houdt lees je in dit artikel.

10. Zoek klanten

Is je bedrijf opgericht en heb je alle administratieve zaken goed geregeld? Dan zit er eigenlijk nog maar één ding op: op zoek naar klanten!