Kostenanalyse Teams Phone: dit levert het je op.

De uitdagingen van traditionele telefoniesystemen.

Voor veel bedrijven zijn traditionele telefoniesystemen duur en ingewikkeld. Komt doordat er voor oude telefoniesystemen, zoals PBX of VoIP, vaak grote investeringen in hardware en infrastructuur nodig zijn. Die systemen moeten bijgewerkt en soms ook vervangen worden. Voor het beheer van een traditioneel telefoniesysteem is speciale IT-kennis nodig. En het is veel werk. Hierdoor is het voor IT-afdelingen een uitdaging om te kijken naar andere oplossingen. Dit alles zorgt voor een hogere Total Cost of Ownership (TCO).

Total Economic Impact van Microsoft Teams Phone.

Microsoft Teams Phone is een moderne telefonieoplossing die spraak- en videocommunicatie integreert in Microsoft Teams. Het is een kans voor bedrijven om hun communicatie- en telefoonsystemen moderner te maken. Forrester interviewde 8 bedrijven die Teams Phone hebben geïmplementeerd. Grote bedrijven en mkb-bedrijven. Om zo inzicht te krijgen in de voordelen, kosten en risico’s van deze oplossing. Hiervoor is gebruik gemaakt van de Total Economic Impact™ methodologie van Forrester.

Kostenbesparingen door Teams Phone.

Als je overstapt naar Teams Phone, kan je op verschillende manieren kosten besparen. Dure hardware en een traditionele telefonie-infrastructuur heb je bijvoorbeeld niet meer nodig. Hierdoor dalen de kosten voor onderhoud, vernieuwingen en licenties. En je kan je IT-team verkleinen. Want het beheer van het systeem is een stuk makkelijker, waardoor er minder specialistische kennis nodig is. Zo bespaar je op onderhouds- en beheerkosten. En Teams Phone maakt gebruik van geïntegreerde licentiemodellen. Scheelt je grote uitgaven aan externe licenties en abonnementen voor telefoondiensten.

Productiviteitswinst en financiële voordelen.

Behalve kostenbesparingen kan je met Teams Phone ook de productiviteit binnen je bedrijf verhogen. Omdat er 1 geïntegreerd platform is voor bellen én samenwerken, zijn jij en je collega’s minder tijd kwijt aan het wisselen tussen verschillende systemen. Werkt veel efficiënter. En collega’s die op een andere locatie werken, krijgen makkelijk toegang tot telefoongesprekken en vergaderingen. Bespaart ze gemiddeld 1,6 uur per week. Forrester schat dat de 3-jarige productiviteitswinst voor grote bedrijven $8 miljoen is. Voor middelgrote bedrijven $79.000. En de financiële voordelen van Teams Phone blijven toenemen als de oplossing verder geïntegreerd raakt binnen je bedrijf, en de functies worden uitgebreid.

Return on Investment (ROI).

Het Forrester rapport laat ook zien dat Teams Phone gebruikers een sterke ROI hebben. Voor grote bedrijven werd een ROI van 143% berekend, voor middelgrote bedrijven een ROI van 146%. Voor grote bedrijven en mkb-bedrijven was de terugverdientijd minder dan 6 maanden. Investeer je in Teams Phone, dan verdien je dit dus snel terug door besparingen en een hogere productiviteit.

Indirecte financiële voordelen.

Maar Teams Phone levert je niet alleen directe kostenbesparingen op. Er zijn ook indirecte voordelen. Omdat deze oplossing simpel en betrouwbaar is, kan je betere service bieden aan je klanten. En dat kan leiden tot hogere klanttevredenheid en meer omzet. Een moderner en gebruiksvriendelijker telefoonsysteem zorgt er ook voor dat je medewerkers fijner kunnen werken. Een betere werkervaring kan helpen om ze langer vast te houden.

Schaalbaarheid en flexibiliteit.

Groeit je bedrijf? Dan groeit Teams Phone met je mee. Je kan bijvoorbeeld makkelijk extra gebruikers toevoegen of diensten uitbreiden. Zonder dat je grote investeringen hoeft te doen. Ook fijn: Teams Phone is heel flexibel. Zo kan je snel inspelen op veranderingen binnen je bedrijf. Bijvoorbeeld als je nieuwe locaties opent.

Gefaseerde implementatie.

De implementatie van Teams Phone zorgt natuurlijk voor kosten. Maar met de juiste strategie kan je die zo laag mogelijk houden. Zo kunnen grote bedrijven ervoor kiezen om de implementatie in fasen te doen, en zo kosten spreiden. Ook het gebruik van je bestaande infrastructuur helpt om de kosten van de overstap laag te houden. Net als een gefaseerde uitrol. Hierbij wordt het nieuwe systeem in stappen geïmplementeerd, niet in 1 keer. Zorgt er ook voor dat je collega’s makkelijker kunnen wennen aan het nieuwe systeem. Wel zo fijn.

Risicofactoren en gevoeligheidsanalyse.

Door over te stappen op Teams Phone, profiteer je dus van veel financiële voordelen. Goed om te weten: er zijn risico’s die deze voordelen kunnen beïnvloeden. Wisselende gebruikskosten bijvoorbeeld. Maar ook verouderde systemen die je nodigt blijft hebben. Beiden kunnen je besparingen verlagen. En Teams Phone blijft zich in de toekomst ontwikkelen. Dat zorgt voor nieuwe functies. Door de opname en integratie hiervan, kunnen je kosten en besparingen wisselen.

Conclusie: is het de investering waard?

Ja. Microsoft Teams Phone is een slimme oplossing voor bedrijven die hun telefoniesysteem willen moderniseren. Het zorgt niet alleen voor kostenbesparingen en hogere productiviteit. Het biedt ook flexibiliteit en schaalbaarheid voor de toekomst. Hierdoor is Teams Phone een investering die zichzelf snel terugbetaalt. En het levert waarde op voor je bedrijf waar je nog jarenlang van profiteert. Dit wil je. Meer weten? Download dan hier het volledige Forrester onderzoek.