Wat is de invloed van COVID-19 op je werkomgeving? Werkgevers hielpen hun medewerkers om supersnel een thuiswerkplek in te richten. Maar hoe gaat dat na corona? Als iedereen weer langzaam naar kantoor gaat? CBRE bracht in maart 2020 een onderzoeksrapport uit. Bijna meteen daarna kondigde het RIVM de maatregelen van de overheid aan. Hierdoor werden de voorspellingen voor de lange termijn in 1 klap realiteit. ‘Trends die zich normaal gesproken nog jarenlang hadden moeten ontwikkelen zijn in een enorme stroomversnelling terechtgekomen. Werken zonder vaste locatie bijvoorbeeld. In het echt samenkomen zal er altijd bij horen, maar we worden creatiever in hoe en waar we werken. Geholpen door nieuwe technologieën.’
Smart home, smart office.
In een interview met Gert Jan ter Haar van Samsung voorspelde hij de Smart Home trend. Die gaat ook in het kantoor van de toekomst een grote rol spelen. Door de 5G-technologie is deze ontwikkeling makkelijk toe te passen in kantoren. ‘Een slim kantoor maak je met slimme producten. Connect ze met elkaar, zodat je medewerkers contactloos door het hele kantoor kunnen bewegen. En als medewerkers minder vaak naar kantoor komen, is het fijn als de verwarming of airconditioning zich daarop aanpast. Ook fijn: systemen die bijhouden hoeveel werkplekken, parkeerplekken en vergaderruimtes beschikbaar zijn. Zelfs alarmsystemen, liften en sloten kan je bedienen met smart-technologie. Uiteindelijk heb je geen sleutel meer nodig, maar gebruik je je telefoon om binnen te komen. Helemaal ideaal is als je daar een apparaat aan toevoegt waar je tegen kan praten, zoals een Google Home. Heb je een touchless kantoor waarbij je alle elektronica bedient met je stem. Hoef je dus niks meer aan te raken. Is niet alleen makkelijker, maar ook schoner. Zeker als we in de toekomst nog meer hybride werken.’
Hybride werken.
Veel deskundigen zijn van mening dat op afstand werken slim is voor je bedrijfsstrategie. Het levert verschillende besparingen op. Ook blijken medewerkers productiever en efficiënter als zij regelmatig vanuit huis werken. Uit onderzoek van Nieuwsuur blijkt dat werknemers na de pandemie tenminste 2 tot 3 dagen vanuit huis gaan werken. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek voor collega’s en klanten. Grote bedrijven zijn van plan om veel kantoorruimte op te geven. Door flexibele roosters en gedeelde ruimtes worden de kantoren van de toekomst flink kleiner. Uit een onderzoek van KPMG in augustus bleek dat 69% van de CEO’s van plan is hun kantoorruimte kleiner te maken. ‘Ik voorspel dat we in 2025 een hybride model hebben en dat we bewuster bepalen wie er naar kantoor komt,’ zegt Fran Katsoudas, chief people officer bij Cisco. Bij Google heeft 62% van de werknemers gezegd sommige dagen op kantoor te willen werken. CEO Sundar Pichai zegt dat het bedrijf gaat zorgen voor meer flexibiliteit en meer hybride modellen. Bij Ford heeft 70% van de werknemers interesse getoond in een hybride rooster. Jennifer Kolstad, global design director van het bedrijf, heeft beloofd om een nieuw landschap van werk te creëren. 1 van de eerste bedrijven die kantoorruimte verkleinde was Triodos bank. Triodos verwacht dat medewerkers in de toekomst vooral naar kantoor komen voor het ontmoeten van collega’s en klanten. ‘Geconcentreerd werken is prettiger om thuis te doen. Het lezen van een rapport of het schrijven van een kredietvoorstel bijvoorbeeld.’ Directeur Bas van der Veldt van AFAS Software, een bedrijf met 500 werknemers, denkt het kantoor van de toekomst al te hebben. ‘We hebben onder andere een gymzaal, klimmuur, webinarstudio, green screens en een fotostudio. Werken doe je thuis.’ Wees er dus op voorbereid dat je werknemers hun werktijd gaan verdelen tussen thuis en kantoor.
Benieuwd hoe een hybride en coronaproof-kantoor eruit ziet?
Het kantoor als ecosysteem.
In de toekomst bestaan kantoren nog steeds, maar hebben ze een nieuw doel. Het toekomstige kantoor wordt ontworpen om samenwerking, creativiteit en de teamspirit te verhogen. Het kantoor is niet alleen een locatie om samen te komen, maar wordt een ecosysteem om flexibiliteit, functionaliteit en het welzijn van werknemers te ondersteunen. Vastgoedbedrijf Cushman & Wakefield voorspelt dat 50% van de beroepsbevolking binnenkort zo’n werkplek-ecosysteem zal omarmen. Dat bestaat uit kantoren, huizen, flexwerkplekken zoals cafés, co-working spaces en bibliotheken. Starbucks is bijvoorbeeld van plan om te werken met hotelling, waarbij werknemers alleen kantoorruimte reserveren als ze met anderen moeten samenwerken. De koffiegigant is van plan om in het komende jaar het hoofdkantoor opnieuw in te richten, terwijl de werknemers op afstand blijven werken. De meeste bureaus verdwijnen en de extra ruimte wordt vernieuwd om samenwerking te bevorderen. Terwijl het lijkt alsof je in een koffiebar zit.
Hub-and-spoke kantoormodel.
Waarom hebben bedrijven eigenlijk nog kantoren nodig, nu steeds meer werknemers op afstand gaan werken? Dat is simpel: om de productiviteit en creativiteit van werknemers te stimuleren. Een toekomst zonder kantoorruimtes komt niet in het hub-and-spoke model voor. In dit model wordt het hoofdkantoor (de hub) gebruikt voor samenwerkingen, vergaderingen en evenementen. Dat hoofdkantoor zit meestal in een grote stad. De kleinere vestigingen (de spokes) zitten meestal in kleinere steden en voorsteden, dicht bij de woonlocaties van medewerkers of klanten. Zij werken dan een paar dagen per week bij zo’n kleinere vestiging. Bekijk de primaire hub als een soort clubhuis, het culturele hart dat voor iedereen goed bereikbaar is. Het creëren van dit soort derde werkplekken is een vorm van decentralisatie. Het geeft bedrijven de kans om mensen met verschillende achtergronden en ervaringen aan te nemen. Want toekomstige werknemers kunnen op veel verschillende plekken wonen. Deze aanpak zou kunnen zorgen voor de flexibiliteit die nodig is voor hybride werken. De pandemie daagt ons uit om opnieuw te kijken naar waar en hoe we werken. En het hoofdkantoor krijgt een geheel nieuwe betekenis.