Hoe deze consultant van zijn reistijd effectieve werktijd maakt

“Wacht even”, klinkt het als we hem bellen op een vrijdagmiddag. “Ik schakel je even door op mijn carkit, want ik stap net in de auto.” Voor zijn werk als consultant is Richard veel onderweg. “Ik breng een derde van mijn werktijd door in de auto”, vertelt hij. “Als ik die tijd niet zinvol invul dan breng ik geen geld in het laatje, dus ik heb er een gewoonte van gemaakt om mijn reistijd zo efficiënt mogelijk in te delen. Onderweg ben ik dan ook hoofdzakelijk aan het bellen.”

Quibus is een klein bedrijf, er werken in totaal zes mensen. Ondernemer Olaf Pas die het bedrijf in 1996 oprichtte, specialiseert zich sinds die tijd in allerhande IT-oplossingen en de implementatie daarvan bij een breed scala aan bedrijven in onder meer retail, gezondheidszorg en het onderwijs. Het bedrijf is met name gespecialiseerd in het leveren van afreken- en weegoplossingen die weegapparatuur direct koppelen aan andere interne systemen zoals voorraadbeheer en kassasystemen.

Heel efficiënt met je tijd omgaan

Richard Kromhout werkt inmiddels al 14 jaar bij het bedrijf en is naast zijn rol als consultant ook verantwoordelijk voor het technische reilen en zeilen van de organisatie. “Er was een tijd waarin we met 15 man op kantoor zaten. Maar dat is eigenlijk niet meer van deze tijd. Nu hebben we de afspraak dat elke medewerker zelf verantwoordelijk is voor het opleveren van zijn of haar eigen salaris. Dat stimuleert een ondernemende sfeer. Je bepaalt zelf je eigen werktijden en invulling daarvan, maar draagt ook een grote verantwoordelijkheid voor het gezamenlijke succes”.

Een vaste werkplek of een 9-tot-5-mentaliteit past dan ook niet bij dit bedrijf. “Als je naar een klant in het westen van het land moet, weet je dat het geen zin heeft om daar ‘s ochtends vroeg een afspraak te plannen. De hele randstad staat dan vast. Dus plan ik al mijn afspraken buiten de spits om. Je moet echt heel efficiënt met je tijd om§gaan in dit vak”.

Office Essential

Aangezien een goede telefoonverbinding zo’n beetje een van de eerste levensbehoeftes is van zijn bedrijf, sloot Quibus zich al in een vroeg stadium aan bij de pilot van Office Essential, een nieuw product waarmee je bij je mobiele abonnement ook een vast nummer ontvangt van Odido. Dit nummer kun je zelf beheren vanaf je mobiel of doorschakelen naar een collega via de Office Essential-app of online portal.

“Wij zijn voor ons werk afhankelijk van de allerbeste telefoonverbinding. Als een klant ons niet kan verstaan, of een gesprek wordt niet goed doorgeschakeld, dan is dat killing voor ons werk en onze reputatie”, zegt Kromhout. In het verleden probeerde hij talloze VOIP oplossingen uit, maar dat bood geen soelaas. “Gesprekken waren niet te verstaan of kwamen niet eens door. Dat kon echt niet.”

Sinds het bedrijf met Office Essential werkt, zijn er geen klachten meer. “Ons hoofdnummer, dat we communiceren op onze website staat standaard doorgeschakeld naar de collega die op dat moment de tijd heeft om deze te beantwoorden. Op dit moment zit Olaf bijvoorbeeld intern bij een klant, dus is het nummer doorgeschakeld naar mijn toestel. Als ik in een meeting zit, wordt het automatisch doorgeschakeld naar een andere collega. Ook als die persoon bij een andere provider zit. Je kunt dus als het ware een ‘belboom’ aanmaken in de app. Zo grijpt een belangrijke klant nooit mis”.

Kwaliteit van het netwerk

Kwaliteit van het netwerk was volgens Richard uiteindelijk de doorslaggevende reden om voor Office Essential te kiezen. “Dat het in verhouding ook een goedkopere oplossing is dan VOIP of een belcentrale maakte me niet eens zoveel uit. Voor ons was maar één ding echt belangrijk en dat was dat het kwalitatief de beste oplossing was. Het past bovendien bij onze mobiele manier van werken. Op kantoor zijn we immers zo min mogelijk en dit geeft ons optimale flexibiliteit.”

Tips voor verbetering heeft Kromhout overigens nog wel: “Ja, het zou in de toekomst wel handig zijn om privégesprekken van de hoofdgebruiker op de een of andere manier te kunnen afvangen. Gisteren was Olaf bijvoorbeeld jarig, maar kreeg ik steeds “lang-zal-hij-leven” aan de telefoon. Wel heel leuk hoor, maar misschien kunnen jullie daar nog een oplossing voor bedenken.”