Zo werkt connectiviteit op een groot festival.

Best Kept Secret wordt sinds juni 2013 elk jaar georganiseerd in Safaripark Beekse Bergen. Een plek die normaal gesproken dagelijks zo’n 3000 bezoekers trekt. Tijdens Best Kept Secret schiet dit aantal omhoog. In 2022 kwamen er namelijk ruim 24.000 bezoekers per dag. Bezoekers die niet alleen willen dansen, maar die ook willen eten en drinken. En die allemaal geen zin en tijd hebben om eerst lang in de rij te staan voor munten. En dan bij de bar ook nog even moeten wachten. Daar komt Twelve in beeld. Met hun slimme betaaloplossingen kunnen bezoekers van Best Kept Secret betalen met hun eigen pinpas. Of met een speciale festivalpas waar ze vooraf geld op storten. Want pintransacties blijven populair onder consumenten. Zeker op festivals.

Een kassasysteem voor iedereen.

Twelve begon in 2007 onder de naam Le Credit Sportif. Destijds richtte het bedrijf zich op sportclubs. Pieter de Jong vertelt: ‘Veel sportclubs hadden toen geen kassasysteem. Er werd gewerkt met contant geld. Dat werd bewaard in een houten la. De penningmeester moest dat geld dan naar de bank brengen en storten. Waarom sportclubs geen kassa’s hadden? Omdat professionele kassasystemen voor de horeca vaak veel te moeilijk zijn voor vrijwilligers of oproepkrachten die er slechts 1 of 2 keer per week mee werken. Soms nog minder. Een professioneel kassasysteem heeft namelijk zoveel verschillende functies dat het even duurt voor je het goed onder de knie hebt.’

‘Om dat probleem de wereld uit te helpen hebben wij een soort Fisher Price-achtige kassa gebouwd. Waar vrijwilligers en oproepkrachten direct mee aan de slag kunnen. Na de sportclubs volgden buurthuizen en koffiehuizen. Op een gegeven moment kregen we een aanvraag van NAC Breda. Vanaf toen ging het snel. Meer en meer voetbalstadions wilden onze kassa’s aanschaffen of leasen. Al snel breidden we onze service uit naar de evenementenbranche.’

Hoe Best Kept Secret het eerste pin only-festival van Nederland werd.

Om contactloos te kunnen betalen op evenementen ontwikkelde Twelve een eigen closed loop-betaalsysteem. Bij zo’n systeem zet je online of bij een kiosk geld op een betaalkaart of armband. Daarmee betaal je hiermee aan de bar Pieter vertelt: ‘We hebben ons eerste closed loop-evenement gedaan op een zwembadfeestje. Daar lopen mensen in hun zwemkleding, zonder telefoon of portemonnee bij de hand. Maar ze willen er wel eten en drinken. Daar hebben we ons closed loop-betaalsysteem met armbandjes voor gebruikt.’

‘Het closed loop-betaalsysteem is door de komst van contactloos pinnen geleidelijk vervangen. De snelheid van contactloos pinnen ten opzichte van de oude manier van pinnen zorgde voor extra snelheid en dus was pinnen aan de bar een steeds betere optie. Best Kept Secret had veel interesse in onze betaaloplossing. Die hadden we aangepast naar setjes waarbij je kan pinnen aan de bar. Het festival werd in 2017 het eerste pin only-festival van Nederland. Naast afrekenen met je eigen pinpas, telefoon en wearable (zoals een armband) kan je op Best Kept Secret nog steeds betalen met onze festivalpas. Deze wordt vooral gebruikt door vriendengroepen, omdat meerdere mensen geld op dezelfde pas kunnen storten. En soms door mensen die contant geld meenemen. Bij aankomst op het terrein laden ze contant geld op onze closed loop-pas. Als er na afloop nog geld op staat vragen ze dat online terug.’

WIST JE DAT ER TIJDENS BEST KEPT SECRET…

• Zo’n 200 vaste en 150 mobiele betaalsystemen worden gebruikt?
• De meest stressvolle situatie ooit in 2018 plaatsvond, toen het netwerk te maken kreeg met een ddos-aanval?
• Twelve het best spannend vond om van Best Kept Secret het eerste pin only-festival van Nederland te maken. En zelfs een beetje overtuigd moest worden om de klus aan te nemen?

Connectiviteit op een groot festival vraagt om maatwerk.

Best Kept Secret wordt georganiseerd in Safaripark Beekse Bergen. ‘Een plek waar normaal gesproken de zebra’s grazen’, zegt Pieter lachend. Een wat meer afgelegen plek, waar normaal gesproken niet meer dan 3000 mensen per dag komen. Goede connectiviteit tijdens een groot festival vraagt dan ook om maatwerk. Niet alleen moeten bezoekers altijd kunnen betalen tijdens het festival. Maar ook tijdens de voorbereiding en de afbouw van het festival moet een groot productieteam op het festivalterrein kunnen werken.

Pieter: ‘Om te zorgen dat alles tijdens Best Kept Secret goed verloopt heb je goed, snel en betrouwbaar internet nodig. Op het evenemententerrein van Beekse Bergen ligt een glasvezelring. We gebruiken deze ring als hart van ons netwerk. Verschillende telecomaanbieders, waaronder Odido, plaatsten steunmasten op het terrein waar we een vast signaal van kunnen krijgen. Daarna maken we op het terrein voor een paar dagen ons eigen private LTE-netwerk, oftewel ons eigen 4G-netwerk. Dat draait op een beveiligde frequentie waar niemand buiten of binnen het festivalterrein op kan komen.’

‘Achter de barren leggen we MiFi-kastjes met simkaarten zodat we op ieder punt waar we willen, internet kunnen krijgen. Via wifi of de kabel. We zorgen altijd voor voldoende back-upmogelijkheden zodat het betaalverkeer altijd door kan gaan en zodat ook het productieteam altijd kan blijven werken. Ook zijn er altijd een aantal collega’s van ons op locatie aanwezig die problemen op kunnen lossen, mocht er toch iets misgaan.’

Vernieuwingen in de markt.

Naast pin onlyfestivals levert Pieter nog meer vernieuwingen in de markt op het gebied van bestellen en betalen. Pieter: ‘De laatste jaren speelt statiegeld een steeds belangrijkere rol bij bestellingen. We hebben nu een goede manier gevonden waarmee er bij iedere bestelling die iemand doet, standaard statiegeld wordt berekend. Als diegene daarna hardcups bij de bar inlevert slaat de barmedewerker aan hoeveel cups iemand inlevert. Dit statiegeld wordt dan verrekend met het bedrag dat je nog moet betalen voor de bestelde drankjes. Overgebleven statiegeld kan je aan het einde van het festival terug pinnen op je eigen pinpas van de klant of op de festivalpas.’

‘Daarnaast zijn we druk bezig met het uitbreiden van selfservice-mogelijkheden. Betalen en bestellen via bijvoorbeeld een QR-code op het terrein of via een app, en die bestelling dan ophalen bij de bar. Zo kan barpersoneel zo goed mogelijk worden ingezet. Het zorgt niet alleen voor minder personeel, maar ook voor minder wachttijd voor de klant. Het staat nog in de kinderschoenen, maar dat ouderwetse systeem van in de rij staan om te mogen betalen, daar willen we graag van af.’