Helemaal op afstand werken: hoe werkt dat bij Typeqast?

Goed personeel vinden is moeilijk op het moment. Maar door nieuwe werknemers de vrijheid te geven om waar ook ter wereld te werken, vergroot je je kansen enorm. Bij software development bedrijf Typeqast werkt iedereen volledig remote. Thuis, of op kantoor in Kroatië, Servië, Bosnië en Roemenië. Hoe ze dat doen? We vroegen het aan CEO Sonja Meijerink.

Toen Sonja Meijerink 5 jaar geleden begon als CEO van Typeqast had het bedrijf maar 20 mensen in dienst, in Kroatië. In korte tijd groeide het bedrijf naar 400 medewerkers verspreid over 4 landen, die vooral Nederlandse klanten hielpen met hun IT-vragen. Je zou verwachten dat de lockdowns van afgelopen jaren negatieve invloed hadden op de groei van het bedrijf. Maar er gebeurde iets bijzonders. Sonja: ‘Toen we tijdens de coronapandemie moesten overschakelen naar 100% thuiswerken, dus volledig remote, zagen we de productiviteit van onze medewerkers omhooggaan. Daarom laten we onze mensen nu vrij. We vinden het leuk als ze naar kantoor komen, maar het hoeft niet.’ Een vorm van hybride werken dus, waarbij de werknemer helemaal zelf bepaalt waar hij of zij werkt.

E-book Hybride Werken

In dit e-book ontdek je verschillende oplossingen en mogelijkheden voor hybride werken en hoe je die toepast in jouw bedrijf.

Lees direct

Het verhaal van Typeqast.

Typeqast helpt verschillende Nederlandse bedrijven met IT-vraagstukken, maar ontwikkelt ook zelf veel digitale projecten. Bijvoorbeeld Facilitee, superhandige software voor het beheer van vastgoed. Woningbouwverenigingen of mensen die meerdere gebouwen beheren, doen dat met de Facilitee-app. Daarnaast ontwikkelde Typeqast samen met een Belgische investeerder Blyott: track-and-trace software voor ziekenhuisapparatuur. Daar horen kleine bluetooth-tags bij, waarmee verplegend personeel in de app kan zien waar bepaalde spullen zijn in het ziekenhuis.

Sonja, hoe ging de overgang van werken op kantoor naar volledig remote bij Typeqast?

2 jaar geleden dacht ik nog heel ouderwets. Ik wilde iedereen op kantoor hebben, iedere dag. Corona zette een streep door die aanpak. Door de pandemie moesten we volledig remote gaan werken. We hadden geen andere keus. Ik vond dat spannend, maar het ging eigenlijk al snel heel goed. We hebben ervoor gezorgd dat iedereen een goede thuiswerkplek kon inrichten met goed werkend internet, een goede webcam en de juiste spullen. Onze medewerkers mochten bijvoorbeeld een bureaustoel en beeldschermen van kantoor mee naar huis nemen als ze die niet hadden. Daarnaast zorgden we ervoor dat we konden meten hoeveel werk onze medewerkers konden doen. Wat bleek? Bij de meeste mensen ging hun productiviteit omhoog. Toen de pandemie voorbij was, stelden we onszelf de vraag: wat nu?. Onze ervaren medewerkers laten we vrij. Zij mogen 100% thuiswerken als ze dat willen. Onze junioren vragen we om minimaal 2 dagen per week naar kantoor te komen. Want voor veel van hen is dit hun 1e baan. We merken dat ze daarom meer uitleg en feedback nodig hebben dan meer ervaren collega’s. Zelf ga ik zo’n 2 keer per maand naar kantoor.’

Hoe meet je de productiviteit op afstand?

‘We werken agile, met de SCRUM-methode, in sprints van 2 weken. Aan het begin van zo’n sprint stel je samen bepaalde doelen. Welke taken pakken we deze sprint op en hoeveel tijd hebben we nodig voor iedere taak? Zo werken we dus met hele meetbare resultaten. In coronatijd zagen we dat mensen vaak meer werk afkregen dan ze van tevoren hadden gedacht. Ik denk dat daar 2 belangrijke redenen voor zijn. Aan de ene kant heb je thuis minder afleiding dan op kantoor. Aan de andere kant denk ik dat onze mensen graag wilden bewijzen dat thuiswerken heel goed kan. Vóór de pandemie was ik heel streng. Iemand mocht maximaal 2 dagen per maand thuiswerken, maar alleen met toestemming van ons en van de klant. Dat gebeurde dus niet veel, maar de wens was er wel. Het nadeel van thuiswerken is dat het werk altijd doorgaat. Dat heb ik zelf ook meegemaakt. Zeker het eerst halfjaar zat ik niet 8, maar vaak wel 10 uur aan de keukentafel achter mijn laptop. Inmiddels hebben we daar een balans in gevonden en gaat het supergoed. Op afstand werken heeft ervoor gezorgd dat we veel minder selectief naar personeel kunnen zoeken. Waar we eerst alleen mensen konden aannemen die dicht bij onze kantoren woonden, heb ik nu mensen in dienst die er soms wel 150 kilometer vandaan wonen. Wat ik nog steeds heel belangrijk vind, is dat onze cultuur goed blijft. We zijn heel uitgesproken over hoe we willen zijn als bedrijf. Dus we nemen alleen mensen aan die goed bij ons passen.’

Hoe houd je op afstand de bedrijfscultuur in de gaten?

‘We hebben onze eigen recruiters en HR-medewerkers in dienst. Die kennen het verhaal en de cultuur van Typeqast heel goed. Ze vertellen dat verhaal in de recruitmentkanalen. En zorgen ervoor dat mensen goed ontvangen worden als ze zijn aangenomen. Onze selectie is streng. Van alle mensen die een recruitmenttraject ingaan, nemen we maar 5% aan. Want we willen niet groeien om het groeien. We kiezen echt alleen mensen uit die goed bij ons en onze bedrijfscultuur passen.’

‘De 1e paar dagen komt een nieuwe collega altijd naar kantoor. Zo weten we zeker we dat hij of zij een goede introductie krijgt, en de normen en waarden van ons bedrijf leert kennen. Verder doen we veel aan teambuilding. Ik geloof dat je elkaar minstens 1 keer per kwartaal moet zien. Om samen te werken en te brainstormen, maar ook om samen een biertje te drinken en pizza te eten. Alleen dan blijf je als team met elkaar verbonden.’

‘Wat ik grappig vind zijn de verschillen per land. In Servië gaat vrijwel iedereen weer naar kantoor. Dat komt deels omdat we daar een heel mooi nieuw kantoor hebben met een gave koffiebar en een biljarttafel. Maar ook zeker omdat Serven graag samen lunchen. Samen eten zit echt in hun cultuur. In Kroatië werken mensen meer op afstand, maar zoeken ze elkaar juist ‘s avonds op. Bijvoorbeeld om samen te sporten. Ze werken dus niet veel samen op kantoor, maar brengen wel veel tijd met hun collega’s door.’

Denk je dat op afstand werken in alle beroepen kan?

‘Ik zie dat het in de IT geen probleem is. Maar daar waar het wat meer creatief is en waar je echt samen moet brainstormen zou ik het niet aanraden. We hebben bijvoorbeeld klanten die aan de voorkant van het IT-proces zitten en daarom hele innovatieve concepten moeten ontwerpen. Die collega’s zitten veel meer samen op kantoor dan de onze. En dat is denk ik goed. Eigenlijk gaat het altijd om de juiste balans.’

‘Je kan bijvoorbeeld kiezen om bij de start van een nieuw project een week samen op kantoor te werken. Daarna werkt iedereen weer een paar weken thuis en daarna weer een week samen op kantoor. Dat gaat heel goed. Ik vind het spannend om te zien dat grote bedrijven mensen dwingen om weer naar kantoor te komen. Dat is echt niet meer van deze tijd. De coronapandemie heeft ons laten zien dat remote werken heel goed kan. En ik denk dat de nieuwe generatie werknemers ook niet meer anders accepteert.’

Heb je tips voor startende ondernemers of ondernemers die willen overschakelen?

Zorg dat je medewerkers een goede thuiswerkplek kunnen inrichten met de juiste apparatuur. Heb vertrouwen in je medewerkers en zorg ervoor dat je elkaar regelmatig ziet. Natuurlijk is het goed om te meten hoeveel werk je medewerkers afkrijgen, maar geef mensen ook het vertrouwen dat ze doen wat ze beloven. We denken al lang niet meer dat mensen die thuiswerken stiekem op hun kinderen passen. Denk je toch dat iemand de kantjes ervan af loopt? Ga dan het gesprek aan en geef hem of haar de kans om het beter te doen. Gebeurt dat niet? Dan moet je afscheid nemen van elkaar. Net als wanneer je op kantoor werkt.’

E-book Hybride Werken

In dit e-book ontdek je verschillende oplossingen en mogelijkheden voor hybride werken en hoe je die toepast in jouw bedrijf.

Lees direct